Secrétaire à l'Institut de Formation en Soins Infirmiers - Institut de Formation aux Aide-Soignants H/F

Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Situation géographique et présentation de la structure :
A seulement 1h30 de Lyon et de Genève, le Plateau d'Hauteville est situé entre 850 et 1234 mètres d'altitude, au Sud du Massif du Jura, dans le département de l'Ain, sur les terres du Bugey. Classé station climatique depuis 1924, ce plateau de moyenne montagne propose un climat réputé et un relief propice au tourisme vert, ainsi qu'aux activités de pleine nature.
Et pour les gourmand(e)s, notre belle région offre un panel de spécialités pour les becs salés et sucrés.
Une région belle et gourmande ! Un cadre de vie à découvrir !

Le Centre Hospitalier Public d'Hauteville (CHPH), né de la fusion de Bellecombe, l'Espérance, l'Interdépartemental et de Belligneux Albarine, a vu le jour le 1er janvier 2000.
L'exceptionnelle qualité de l'air du Plateau d'Hauteville a permis, à ces différents établissements, de participer à la lutte contre la tuberculose au cours du 20ème siècle.
La tuberculose pratiquement éradiquée, ces centres de soins, du moins les plus importants, ont entamé une reconversion dans les années 1970 à 1975, la plupart se tournant vers la rééducation.
L'IFSI/IFAS a été rattaché au CHPH en janvier 2009.

A ce jour nous sommes 500 agents répartis sur 3 sites :
Bellecombe/Albarine composé des services de pneumologie/obésité, Lits Identifiés Soins Palliatifs, court séjour gériatrique/rééducation gériatrique, soin de suite gériatrique, sepsis, EHPAD ;
L'Interdépartemental s'articule autour de la rééducation des membres supérieurs et inférieurs ;
L'Espérance, quant à lui, est spécialisé en addictologie.

Description :
Le CHPH recrute un(e) secrétaire à l'Institut de Formation en Soins Infirmiers / Institut de Formation aux Aide-Soignant(e)s H/F 100%, poste à pourvoir dès que possible.

Activités :
Activités liées à l'accueil
Accueil et orientation des personnes (apprenants, intervenants, personnes extérieures) à l'institut ;
Réception et traitement des appels téléphoniques et ou des messages électroniques ;
Gestion des affichages divers au sein de l'institut, à destination du public, des apprenants et des personnels ;
Liens entre directeur/formateurs/ apprenants/partenaires.

Gestion administrative et pédagogique
Gestion du secrétariat de direction ;
Gestion des épreuves de sélection pour les formations AS et IDE : élaboration des dossiers d'inscription, des épreuves écrites et convocations pour les oraux, de la préparation du jury d'admission, de la publication des résultats, de la gestion des listes principales et complémentaires, gestion du logiciel WinExam© ;
Enregistrement et mise à jour des données administratives des apprenants sur le logiciel « gestion de la scolarité » ;
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers ;
Gestion des stocks de produits, de matériels relatifs à son domaine ;
Commande, réception et diffusion des documents nécessaires à la formation ;
Prise de notes, rédaction et mise en forme des courriers, notes, documents, rapports, procès-verbaux ;
Gestion du courrier : récupération, tri, affranchissement, dépôt ;
Préparation des dossiers en vue du jury final pour l'obtention du diplôme d'Etat d'aide-soignant et infirmier, affichage des résultats communiqués par la DREETS et préparation des remises de diplômes ;
Gestion des dossiers, archives et courriers : classement, archivage, ;
Constitution et gestion de la tenue des dossiers de formation des élèves et étudiants, gestion des dossiers pédagogiques sur le logiciel « gestion de la scolarité » ;
Préparation des évaluations théoriques (sujets, listes émargements...) ;
Saisie informatique des résultats des évaluations théoriques et cliniques sur le logiciel « gestion de la scolarité » avec le formateur référent ;
Saisie des absences sur le logiciel « gestion de la scolarité » avec le formateur référent ;
Préparation des documents pour les instances : ICOGI/CAC/Instances compétentes prises de notes et rédaction des comptes rendus ;
Élaboration des conventions et courriers et relatifs aux stages, envoi des conventions et annonces de stage ;
Elaboration des courriers pour les intervenants extérieurs, mise à jour des dossiers pour rémunération des intervenants.

Missions secondaires
Elaboration des rapports annuels d'activité, en collaboration avec la coordinatrice pédagogique ;
Déclaration des accidents de travail des apprenants ;
Préparation des salles et de l'accueil pour certaines réunions et instances ;
Contribution à la réalisation de procédures et participation à la démarche qualité ;
Préparation des journées portes ouvertes en collaboration ;
Participation à la communication extérieure dans le cadre du plan d'attractivité de l'institut.

Compétences attendues
Maitrise de l'expression écrite et orale ;
Maitrise des techniques d'accueil et aptitudes relationnelles ;
Maitrise des applications bureautiques ;
Maitrise des nouvelles techniques de communication ;
Rigueur et organisation ;
Priorisation et anticipation ;
Adaptation et esprit d'initiative ;
Sens du travail d'équipe et du travail en réseau ;
Capacité à rendre compte de ses activités ;
Sens de la confidentialité.
Une expérience de secrétaire de direction ou de secrétaire administrative serait un plus.

Informations complémentaires
Type de contrat : CDD de 3 mois

Conditions de travail :
Horaires de travail 35h/semaine
CA et RTT selon protocole

Avantages :
Temps de repas inclus dans le temps de travail ;
Accès aux formations ;
Mobilité interne ;
Psychologue du travail ;
Amicale ;
Salle de sport ;
CGOS dès le 1er mois ;
Possibilité de logement.

Alors postulez dès à présent par mail au secrétariat de l'IFSI/IFAS du Bugey . Étude des candidatures sur lettre de motivation et CV.