Assistant de Scolarite Institut des Metiers de la Sante H/F

Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

Mission(s) générale(s) :
Le poste comporte deux périmètres d'activité :
Le département de scolarité de l'Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS)
Participer aux activités du département de scolarité de l'institut pour améliorer l'efficience et participer ainsi à la mise en uvre de la démarche qualité.
Organiser pour l'équipe de direction et / ou pour l'équipe pédagogique la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées à la formation des étudiants ou au suivi des dossiers.
Contribuer à l'organisation logistique (organisation de réunions, planification rendez-vous).
Le département des stages de l'Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) et l'Institut de formation en Soins Infirmiers (IFSI)
Participer aux activités administratives du département des stages
Contribuer à la démarche qualité du département des stages
Principales activités
Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS)
Administratif
Accueil physique et téléphonique des professionnels extérieurs et des élèves
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Traitement des courriers (électroniques et postal), dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Création et gestion de bases de données sur le parcours des élèves pendant la formation
Suivi des effectifs des élèves (interruption de formation, réintégration après interruption de formation, intégration par voie de mutation)
Gestion des archives de l'institut (format papier et numérique)
Gestion
Prise en charge financière des élèves, devis, complétude et suivi des dossiers (pôle emploi, employeurs PPH), attestations mensuelles
Suivi budgétaire de l'institut en lien avec la coordination administrative des écoles
Préparation, édition, envoi, suivi et archivage des conventions de stage des élèves.
Gestion et suivi des pièces administratives des vacations des intervenants et suivi budgétaire.
Inscription
Mise en forme et mise en ligne des documents relatifs aux modalités d'entrée sur le site internet de l'institut
Gestion concours d'entrée :
Contrôle des dossiers d'inscription
Préparation épreuves
écrites : envoi convocations, éditions listes, préparation documents jury, saisies notes et édition tableaux
épreuve orale : envoi convocations, organisation horaires épreuve orale et gestion passage candidats
Diplomation
Suivi de la procédure et du calendrier des jurys du diplôme d'Etat en lien avec la DREETS.
Instances
Préparation des différentes instances en lien avec l'équipe de direction :
Envoyer les convocations et les documents nécessaires à l'étude des situations individuelles (pédagogique ou disciplinaire)
Assurer le suivi des notifications de décision
Commandes
Demande informatique d'intervention dépannage
Gestion des stocks de produits, de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
Le département des stages de l'Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) et l'Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI)
Gestion administrative du département des stages
Gestion des bases de données
BL : Mise à jour du logiciel de scolarité
E-Notitia
dépôt des affectations de stage
dépôt et extraction d'enquête de satisfaction, production de statistiques
dépôt des livrets d'accueil et/ou fiches d'identification des terrains de stage et des possibilités de logement
Rédaction du compte-rendu des Réunions de Coordination de Formation Clinique (RCFC) : synthétiser les échanges et tracer les décisions prises
Gestion des données des fiches de renseignement par année et par promotion : diffusion et traçabilité des données dans l'outil institutionnel
Gestion des offres de stage et des demandes annuelles de stages
Gestion des affectations de stage :
Créer les périodes de stage dans BL
Effectuer la mise en stage sur BL, en binôme avec une coordinatrice de stage
Participer à l'édition des courriers de mise en stage, des conventions de stage, des documents de stage de l'étudiant, selon les besoins
Contribution à la démarche qualité du département des stages
Réaliser les courriers de remerciements pour les offres de stage
Réaliser les mails pour prévenir des changements d'affectation d'un apprenant
Réaliser les courriers de non utilisation des offres proposées
Collecter et diffuser auprès des élèves des livrets d'accueil et/ou fiches d'identification des terrains de stage, les possibilités de logement en lien avec les stages
Activités administratives diverses
Accueillir, informer, renseigner et orienter les apprenants, les partenaires de stage, les formateurs
Gérer les courriers et mails : enregistrement, diffusion, rédaction, classement
Gérer les agendas : gestion des rendez-vous
Gérer et suivre les demandes d'interventions de maintenance
Missions spécifiques/Particularités du poste
Deux périmètres d'activité : IFSI et IFAS

Profil recherché :

COMPETENCES TECHNIQUES :
Logiciels bureautiques standards et spécifiques à la scolarité (planwin, winifsi)
Classement et archivage
Référentiel formation en soins infirmiers et aides-soignants
Organisation et fonctionnement interne des instituts
COMPETENCES ORGANISATIONNELLES :
Organisation et méthodes de travail
Esprit d'initiative
Capacités à anticiper et à prioriser
Réactivité
Rigueur
COMPETENCES RELATIONNELLES :
Sens du travail en équipe
Sens des responsabilités
Capacité à partager et à négocier en équipe
Capacité d'adaptation au changement
Capacité d'écoute et d'accompagnement
Capacité à rendre compte
Disponibilité
Ouverture
Créativité
Capacité à faire preuve de discrétion professionnelle