Gestionnaire Administratif de l'Ecole Doctorale H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le ou la gestionnaire administrative occupera un poste au sein de l'école doctorale.
Placé sous l'autorité du directeur de l'école doctorale et sous la responsabilité administrative du responsable du Service Recherche, Partenariats et Innovation (SRPI), équipe composée de 7 personnes, le gestionnaire administratif de l'école doctorale sera responsable de diverses tâches administratives de l'école doctorale.

RESPONSABILITES PRINCIPALES A L'ECOLE DOCTORALE :
- Gérer administrativement l'école doctorale, en assurant la coordination et la planification des activités administratives et notamment le secrétariat du conseil de l'école doctorale ;
- Assurer le suivi administratif, juridique et pédagogique des doctorants inscrits, en s'assurant de la conformité des dossiers d'inscription et en fournissant un soutien administratif continu tout au long de leur parcours doctoral ;
- Coordonner les différentes étapes de la procédure de soutenance de thèse, en collaboration avec les membres du jury et les responsables de l'école doctorale ;
- Organiser des réunions, des formations et des événements liés à l'école doctorale, en assurant la logistique et la préparation des documents nécessaires ;
- Collaborer avec les autres services de l'université pour faciliter les processus administratifs et assurer la cohérence des informations et des procédures ;
- Mettre à jour les documents de référence (livret d'accueil des doctorants) ;
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
- Participer à la gestion administrative et financière du service en appliquant les procédures dédiées ;
- Gérer les agendas et contrôler les échéances ;
- Assurer l'inscription administrative et l'édition des diplômes de HDR soutenues au sein de l'établissement ;
- Intervenir en support à l'organisation de manifestations (doctoriales, MT 180, séminaire d'intégration, rentrée solennelle, masteriales, etc.) ;
- Mise à jour de la partie dédiée à l'ED dans le portail recherche (notamment dossiers d'inscription, contenu rédactionnel en lien avec les modifications souhaitées par le directeur de l'ED, etc) ;
- Alimenter des tableaux de bord de l'ED ;
- Contribuer à la mise en place de procédures métiers dans une logique d'amélioration continue.