Assistant de Direction Polyvalent H/F
Pôle Emploi
- Toulouse - 31
- CDI
- 2 457 € / mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Nous recherchons pour une PME / fournisseur de matériel médical et chirurgical à Toulouse, afin de rejoindre une équipe dynamique de 3 collaborateurs, un/e Assistant/e de Direction.
Raison d'être
Assister dans la gestion et l'organisation administrative, commerciale et logistique
Position dans la structure
Fonction placée sous la responsabilité de la Direction
Responsabilités
Travaux de secrétariat/ administration
- Accueil téléphonique de la clientèle
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Rédiger ou relire des courriers, des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Saisir des courriers et documents administratifs
- Organiser le stockage des documents (classement, archivage)
- Gérer et actualiser une base d'informations,
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Créer et tenir à jour de données diverses
- Rechercher de la documentation selon le secteur
- Assurer la gestion administrative et la facturation
Assistance à la direction
- Assurer la préparation et l'organisation des réunions
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Être l'interface pour les clients, sous-traitants et fournisseurs.
- Soutenir les services : Direction, Qualité, Commercial
Relation commerciale
- Participer à l'organisation des congrès
- Accompagnement aux meetings commerciaux ou autres (France et étranger)
- Suivi commercial des clients
Logistique
- Traiter et suivre les commandes des clients
- Réception et Contrôle des marchandises entrantes
- Mise en Stock de la marchandise
- Préparation / Expédition des marchandises
- Préparer et suivre les commandes fournisseur
- Préparer et suivre les commandes fournitures
- Contrôle et gestion du stock
Compétences requises
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciel de gestion des stocks et commandes)
- Rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Sens de la confidentialité et discrétion
- Esprit d'équipe et bonne communication interne
Latitude d'action
- Veiller au respect du règlement interne de la société
- Respect et application de la règlementation relative au domaine de la société
- Respect des instructions provenant de la Direction
- Faire respecter la propreté des bureaux
- Savoir déterminer les priorités de son travail et les planifier
- Exige polyvalence et flexibilité
- Responsable du bon fonctionnement de la logistique
Qualités personnelles
- Polyvalence et autonomie
- Sens de l'initiative et réactivité
- Sens de la communication
- Méthodique, appliqué et organisé
- Rigueur dans le contrôle et la gestion des flux
- Capacité à travailler en équipe dans un environnement exigeant
- Empathie
Diplôme et expérience
- Bac +3
- Expérience : Confirmé (5-10 ans)
Rémunération
- Selon profil et expérience
Le profil recherché
Experience: 3 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Gérer un planning,Organiser et contrôler un approvisionnement,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques
Langues: Anglais exigé
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Fabrication de matériel médico-chirurgical et dentaire
Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Publiée le 02/09/2025 - Réf : 197DXZG
Assistant de Direction Polyvalent H/F
- Toulouse - 31
- CDI
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