Assistant - Assistante de Direction H/F
Pôle Emploi
- Dembeni - 976
- CDD
- 1 800 € / mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
L'assistant(e) secrétaire-comptable agira sous l'autorité du directeur et en lien avec l'assistante de
direction ; il/elle appuiera le directeur et l'ensemble des collaborateurs(-trices) à la demande, en
particulier sur les missions et activités suivantes :
Comptabilité : transmettre à l'expert-comptable d'AMANI les différents éléments requis ;
mettre en place les procédures internes pour cela ; assurer la tenue et la mise à jour d'un
tableau annuel de suivi des comptes et en particulier des dépenses ; suivre la procédure
d'exécution des paies ; préparer et transmettre les éléments requis dans le cadre des
conventions de financement passées avec les membres de droit ;
Participer à la phase de développement et de montée en charge de l'agence ; en particulier à
l'achèvement de son installation matérielle ;
Assister tous les collaborateurs(-trices) en gestion, ressources humaines et soutien
administratif pour assurer le fonctionnement de l'agence : accueil téléphonique, circuit
courrier, mise à jour du tableau contacts, archivage, déplacements, réservation billets et
hébergement.
Assurer la préparation et le suivi des instances de gouvernance avec l'assistante de direction
et le directeur ;
Achats : contacter les fournisseurs, préparer les documents nécessaires aux procédures de
dépenses (engagement, ordonnancement, liquidation, paiement) ; produire un tableau de
suivi de la facturation ;
Participer à la production de documents divers (administratifs, techniques), mise en page,
relecture ;
Classement des documents relatifs au fonctionnement de l'Agence : organisation générale à
mettre en place avec le directeur ;
Organiser les réunions avec le directeur et les autres collaborateurs(-rices) : rendez-vous,
déplacements, préparation de salle de réunion ;
Accompagnement et support dans les actions de communication de l'agence ; gestion et
logistique : contacts avec les intervenants divers, diffusion, publipostage, lien avec les soustraitants,. en lien avec la chargée de communication.
Profil souhaité :
Formation BTS Comptabilité, BTS Assistant(e) de gestion PME-PMI, ou formation universitaire en
rapport avec le poste, niveau licence. Expérience professionnelle d'au moins 3 ans dans des domaines
ou des pratiques similaires.
Qualités requises :
Sens de l'intérêt général et de l'action publique.
Sens de l'accueil, qualités relationnelles.
Aisance dans la relation avec les élu-e-s et les partenaires institutionnels.
Capacité à travailler en équipe et à s'adapter à un environnement évolutif.
Autonomie, rigueur et esprit d'initiative.
Excellente expression écrite et orale.
Esprit de synthèse et capacité à convaincre.
Maitrise des langues locales.
Bonne culture urbaine et territoriale.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Capacité à hiérarchiser les priorités et à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Capacité rédactionnelle, de relecture de texte et d'orthographe/syntaxe excellentes ;
Modalités contractuelles
Contrat de droit privé en CDI ou contrat de détachement pour les fonctionnaires suivant
modalités statutaires, temps partiel : mi-temps.
Rémunération suivant expérience et qualifications.
Prise de fonction : dès que possible.
Le profil recherché
Experience : 3 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de prise de notes, Assurer un accueil téléphonique, Réaliser la gestion administrative du personnel, Archiver des dossiers et documents de référence, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Organiser des déplacements professionnels, Classer des documents, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Utiliser les outils numériques, Mettre à jour un dossier, une base de données, Relayer de l'information, Collecter et analyser des données, des informations, Gérer un planning
Permis : B - Véhicule léger exigé
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Activités des organisations politiques
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Publiée le 02/09/2025 - Réf : 197DTWV
Assistant - Assistante de Direction H/F
- Dembeni - 976
- CDD
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