Assistant - Assistante de Direction H/F
Universite Grenoble Alpes
- Gières - 38
- CDD
- 2 235 € / mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Les missions du poste
Présentation de la structure :
La Direction Générale Déléguée au Patrimoine, à l'Aménagement et à la Transition énergétique (DGD PAT) gère le patrimoine immobilier de l'Université Grenoble Alpes (475 000m2 SUB, 206 bâtiments) avec 192 agents et un budget annuel de 40 M€. Elle est structurée en cinq directions, une antenne locale à Valence et une mission transversale.
Ses missions couvrent la gestion, la maintenance et l'exploitation des bâtiments, la stratégie immobilière, et la maîtrise d'ouvrage des projets de construction et rénovation. Elle assure aussi le soutien logistique (courrier, nettoyage, mobilier, sécurité). Elle gère également les aspects juridiques liés à la propriété et à l'occupation, tout en coordonnant les partenariats financiers et la gestion des dépenses liées aux projets immobiliers.
La transformation écologique et la durabilité sont au coeur de son action, tout comme l'aménagement des infrastructures universitaires (voiries, espaces verts, réseaux). Elle accompagne aussi les laboratoires et startups dans leur hébergement contribuant ainsi à l'innovation et au dynamisme des sites universitaires.
Missions principales :
Sous la responsabilité de la Directrice Générale Déléguée au Patrimoine, à l'Aménagement et à la Transition énergétique, vous apportez un appui quotidien à celle-ci et à son adjointe en assurant la gestion administrative, l'organisation et le suivi des dossiers, la préparation et la mise en forme des documents, la coordination des réunions et déplacements, ainsi que l'accueil et la circulation de l'information au sein de la direction.
Activités principales :
Assistance directe auprès de la Directrice Générale Déléguée et de son adjointe :
- Gestion des agendas complexes, planification et suivi des priorités.
- Organisation et préparation des réunions internes, externes et instances partenariales (ordre du jour, convocations, logistique, comptes rendus).
- Participation au comité de direction et tenue de l'ordre du jour.
- Rédaction, préparation et mise en forme de documents (courriers, notes, comptes rendus, formulaires).
Coordination et gestion des outils communs de la direction :
- Accueil, standard et traitement du courrier (y compris boîtes mails génériques).
- Gestion des signatures, réservations (salles, véhicules, matériel) et suivi du matériel informatique/téléphonie en lien avec la DSI.
- Mise à jour des bases documentaires et de l'intranet (organigrammes, annuaires, missions).
- Contribution à l'organisation des événements de la direction (AG, voeux, etc.).
- Suivi des abonnements presse et continuité d'activité en remplacement ponctuel des autres assistantes.
Suivi administratif des missions et déplacements :
- Gestion complète des ordres de mission et frais de déplacements via l'outil Notilus : demandes, validations, réservations, suivi et contrôle des paiements, archivage.
Contribution à la procédure d'accueil des start-ups :
- Organisation et suivi logistique (demandes, visites, états des lieux, tableaux de suivi), avec adaptation à la procédure en cours de définition.
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Bonne connaissance des circuits administratifs, Bonne connaissance des bases de la gestion, Excellente maîtrise du français écrit et oral, Réelles qualités rédactionnelles, Compétence confirmée en gestion d'agendas complexe, Compétence confirmée gestion priorités multiples, Compétence confirmée en organisation de réunions, Maîtrise outils bureautiques et de visioconférence, Sens aigu de l'organisation, de l'anticipation, Sens aigu de la rigueur dans le suivi des dossiers
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Bienvenue chez Universite Grenoble Alpes
Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.
Publiée le 01/09/2025 - Réf : 197DFLZ
Assistant - Assistante de Direction H/F
- Gières - 38
- CDD
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