Assistant·e Medico-Administratif·ve Consultations Externes Médicales et Consultations Externes du Laboratoire H/F

Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Qui sommes-nous ?
Né de la fusion de deux établissements et ouvert en 2017, l'Hôpital Nord Franche-Comté est un établissement moderne et récent. L'ensemble des sites est doté d'équipements à la pointe de la technologie qui vous permettront d'exceller dans votre spécialité.
Situé en Franche-Comté, il est proche de la frontière Suisse et de l'Allemagne et est desservi par l'aéroport de Bâle et une gare TGV. Notre établissement propose un environnement de travail ressourçant et verdoyant au sein d'un patrimoine culturel et gastronomique riche.
Nos avantages :
- Crèche dédiée à l'établissement
- CGOS + Amicale du personnel
- Self d'entreprise
- Association sportive
- Évènements festifs
- Ateliers bien-être
En chiffres :
- 4500 professionnels (site de Trévenans et ses annexes)
- 1200 lits et 600 places en EHPAD
- 23 spécialités de médecine et 13 de chirurgie
- 95 000 passages aux urgences
- 125 000 admissions en hospitalisation
- 2800 naissances
Fidèle à nos valeurs d'égalité des chances et de diversité, notre établissement est handi-accueillant et met en oeuvre des actions concrètes pour accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap.
LE POSTE :
DEFINITION DU POSTE
Horaires : coupés ou continus selon les plannings prévus et l'activité du service avec une amplitude :
Du lundi au vendredi : 7 h à 19h
Samedi : 7h 12h30
Dimanche : 7h 12h00
Jours fériés : 7h00 12h00
Contraintes organisationnelles et relationnelles : dépassements d'horaires éventuels, répartition du temps partiel en fonction de l'organisation du service, relations avec la hiérarchie, contacts avec le public, polyvalence sur les différentes tâches, savoir évoluer en même temps que le métier évolue, activité effectuée sur 3 sites (Trévenans, Belfort, Montbéliard)
Rattachement hiérarchique : Niveau 1 : la secrétaire référente de secteur - Niveau 2 : les responsables des secrétariats médicaux - Niveau 3 : le Directeur des Affaires Médicales
Relations fonctionnelles :
Dans le service : l'ensemble de ses collègues, le personnel médical et soignant
Dans l'établissement : médecins, soignants, autres services médicaux, bureau des admissions, services administratifs, autres établissements de santé, relations avec la ville
ACTIVITES
Laboratoire :
Gestion des bilans biologiques des patients hospitalisés, des consultants externes et des partenaires (Chênois, Alstom, GE...) de l'étape pré-analytique à l'étape post-analytique
* Postes laboratoire Trévenans :
Enregistrement des prélèvements biologiques et bactériologiques :
Horodatage et vérification de l'adéquation tube / étiquetage / prescription.
Enregistrement dans glims
Transmission des prélèvements aux différents secteurs techniques
Gestion des non conformités et des actions curatives
Envois :
Enregistrement, suivi et rendu des résultats des bilans sous traités
Trisomie 21
Dossiers MSM de la T21 : création dossier Evoluance et glims, compléments logiciel Life Cycle, gestion des non conformités, gestion téléphonique et télécopie, rendu des résultats, suivi risques accrus et issues de grossesse
Gestion :
Gestion des Consultations externes sur RDV, gestion du téléphone, mise sous plis des résultats, vérification du codage
Qualité :
Suivi des accréditations, rédaction des fiches qualités, gestion de Kalilab.
* Consultations externes Trévenans, Belfort et Montbéliard :
Accueil physique des consultants externes, informations aux patients quant aux exigences relatives à certains examens biologiques, création du dossier administratif EVOLUANCE et du dossier biologique glims.
Consultations externes médicales Belfort et Montbéliard :
* Accueil physique des patients ayant RDV avec création du dossier EVOLUANCE
Gestion des sorties du patients (RDV, fiche de transmission...)
PROFIL RECHERCHÉ :
Diplômes ou formations
Diplômes : BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social,
Prérequis :
expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil...)
bonne connaissance du vocabulaire médical
bonne technicité dans l'accueil téléphonique et la communication
bonne technicité informatique
Savoir-faire requis
1. bonne connaissance de l'outil informatique
2. posséder une bonne technicité en secrétariat (frappe, orthographe)
3. connaissance des règles de confidentialité et du secret médical
4. connaissance des secrétariats médicaux
5. posséder un bon esprit d'équipe, un sens de la communication
6. posséder des qualités d'accueil
7. s'exprimer clairement (savoir formuler, reformuler)
8. discrétion, disponibilité, écoute, amabilité, respect d'autrui
9. posséder rigueur et organisation
10. filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
11. rester efficace dans les situations difficiles
12. renseigner ses interlocuteurs
13. traiter des situations conflictuelles
14. hiérarchiser les activités du secrétariat à réaliser
15. utiliser Internet/Intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus
Obligations
Respect du secret professionnel
Respect des procédures en vigueur au sein de l'HNFC et du Pôle
Tenue professionnelle adaptée