Office Manager - Assistant Polyvalent H/F
Hunic Conseil
- Paris - 75
- CDI
- 30 000 - 36 000 € / an
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Ce poste stratégique d'Assistant Polyvalent F/H/NG s'adresse à un.e professionnel.le polyvalent.e, organisé.e, à l'aise dans la gestion du quotidien et désireux.se de contribuer au bon fonctionnement d'une structure engagée et agile.
Rattaché.e à la Direction, vous jouerez un rôle central dans la coordination logistique, le suivi des ressources, la gestion des services généraux et le soutien administratif de cette structure culturelle.
Véritable facilitateur.trice, vous êtes à la croisée des chemins entre les besoins des équipes internes, les prestataires et les partenaires de la structure.
Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :
Intendance des locaux et logistique interne
Surveiller et garantir la qualité des espaces de travail (hygiène, sécurité, accessibilité, matériel)
Détecter les besoins d'intervention ou de réparation, alerter les bons interlocuteurs et suivre les actions correctives
Être le lien avec les prestataires de services généraux (nettoyage, informatique, espaces extérieurs, maintenance, etc.)
Services généraux et approvisionnement
Assurer le bon déroulement des commandes (fournitures, matériels divers) en lien avec les besoins des services
Réceptionner, vérifier et organiser le rangement des livraisons
Gérer les achats ponctuels liés à des déplacements (réservations d'hôtels, billets de train, etc.)
Identifier des prestataires, suivre les prestations et organiser la réception des interventions
Gestion des abonnements et des accès
Tenir à jour un tableau de bord des abonnements et des services liés (licences, outils collaboratifs, maintenance.)
Assurer le renouvellement des contrats et centraliser les accès et les identifiants
Être garant.e de la fluidité d'accès aux outils communs pour les équipes
Coordination de l'archivage physique
Organiser des sessions d'archivage avec les différents services, en lien avec le local dédié
Préparer, planifier et encadrer les phases de tri, de rangement et de manutention, notamment avec des intervenants temporaires
S'assurer que les archives soient accessibles, lisibles et cohérentes dans le temps
Appui administratif et comptable
Fournir un soutien ponctuel à la direction administrative dans la gestion des adhésions, cotisations et obligations associatives
Collaborer avec la comptabilité sur des tâches de gestion simples (préparation de pièces, suivi de documents, transmission d'informations)
Participer à des missions de coordination RH de base (mise à jour de documents, transmission de données.)
(Cette liste n'est pas exhaustive et pourra évoluer selon les besoins de la structure et le profil retenu.)
Vous avez déjà occupé un poste similaire dans une structure agile, et vous êtes à la recherche d'un environnement où votre sens de l'organisation et votre rigueur auront un impact direct.
Votre capacité à anticiper, structurer, planifier et suivre les tâches avec méthode est un atout clé pour ce poste.
Vous êtes reconnu.e pour votre autonomie, votre fiabilité et votre capacité à anticiper les besoins. Vous savez faire preuve d'initiative tout en respectant un cadre de travail structuré.
À l'aise dans les échanges avec des interlocuteurs variés (équipes internes, prestataires, partenaires), vous possédez d'excellentes qualités relationnelles et un sens aigu du service.
Discret.e, adaptable et toujours disponible pour aider, vous êtes une personne de confiance, capable de créer du lien sans vous mettre en avant.
Vous maîtrisez les outils bureautiques classiques (Pack Office, Google Drive, outils collaboratifs) et savez vous adapter rapidement à de nouveaux logiciels.
Une connaissance du secteur culturel, associatif ou institutionnel est appréciée, mais pas indispensable : ce sont avant tout votre posture, votre sens de la coordination et votre implication qui feront la différence.
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique
Qualification : Employé non qualifié
Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Publiée le 29/08/2025 - Réf : 197BWDJ
Office Manager - Assistant Polyvalent H/F
- Paris - 75
- CDI
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