Secrétaire Hospitalière - Hôpital de Jour de Médecine H/F AP-HP

Détail du poste

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDService d'affectationAccueil de l'HDJM et le bureau de programmationPrésentation du service
L'hôpital de jour de médecine se situe au point bleu -2.

Cette structure pluridisciplinaire, accueille du lundi au vendredi, entre 8h00 et 20h00, entre 25 à 35 patients des différentes disciplines (hématologie, drépanocytose, gastro-entérologie, pneumologie, endocrinologie, néphrologie, neurologie, pédiatrie générale, dermatologie...), pour des bilans de suivi, des diagnostics d'une pathologie chronique, ainsi que des traitements pour une maladie aigue ou chronique.

L'hôpital de jour médecine comprend 18 chambres :
- 1 chambre double dédiée aux tests endocriniens
- 15 chambres dédiées aux autres spécialités dont 5 d'hématologie
- 1 salle de prélèvement
- 1 salle de jeux
- 1 salle de pesée, mesure, prise des constantes.

L'accueil des patients se déroule en journée ou en demi-journée.

COMPOSITION DE L'EQUIPE :
- 1 médecin coordonnateur
- 1 cadre supérieur de santé
- 1 Cadre Infirmier
- 17 Infirmières, Infirmière-puéricultrices
- 6 Aides-soignants, auxiliaires de puériculture
- 3 Secrétaires hospitalières
- 1 Agent de logistique

HIERARCHIQUES DIRECTES :
Directrice des soins Coordonnatrice Générale : Mme V. TANGUY
Cadre de DMU : Monsieur D. CLAVEQUIN
Cadre supérieure de santé : Mme E. HERRY
Cadre de santé : X
Vos missions
Missions Générales :
o Participation à la planification des activités liées à l'organisation du séjour du patient en hospitalisation de jour de médecine
o Accueil des patients.
o Participation à la planification des autres activités (hospitalisation de jour ou conventionnelle) du service.

Missions Permanentes :
1. Gestion, traitement des programmations liées à l'hospitalisation de jour (HDJ)
o Participation à la planification des hospitalisations et gestion des RDV (examens complémentaires en radio,
explorations fonctionnelles, consultations d'anesthésie, RDV centre de prélèvement...) et envoi des convocations parcourrier ou mail avec les consignes d'examens et d'hospitalisation, les ordonnances pour les bilans sanguins.
o Suivi hebdomadaire des demandes en attente.
o Revue de programmation avec les infirmières de coordination (IDEC)la cadre et les médecins responsables
o Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.
o Préparation du dossier de soins : demande d'hospitalisation détaillée.
o Vérification de la bonne codification des unités d'hospitalisation des patients (UH).
o Gestion des transports sanitaires (ambulance ou taxi).
o Organisation et archivage du dossier patient.
o Demande d'interprétariat, d'hôtel hospitalier et de lits bariatriques.

2. Accueil des patients, de leurs familles et des visiteurs
o Accueil physique et téléphonique des familles et des visites.
o Gestion administrative des patients (gestion Orbis, admissions et archives).
o Appel des parents d'enfants la semaine précédant leur hospitalisation (confirmation de la venue et consignes
d'hospitalisation) et envoi des convocations.
o Participation à la gestion des entrées et des sorties des patients.
o Remise du livret d'accueil aux familles et questionnaire de satisfaction.

3. Gestion administrative du service
o Collaboration étroite avec l'équipe d'encadrement, l'équipe médicale et paramédicale
o Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine de compétence ainsi que la gestion du circuit des dossiers patients de l'hôpital.
o Commandes bureautiques, rangement et stockage des fournitures de bureau

o Transmission des informations entre secrétaires hospitalières par le biais de mails professionnels ou tout autre outil utilisé au sein du service.

Missions Occasionnelles :
Participation à la planification de l'activité en hospitalisation complète en lien avec le secrétariat hospitalier de la salle

Sur la base de 35 heures,
Amplitude 7 heures 30 par jour
Si effectif = 3 : 08h30-16h / 9h-16h30 / 10h30-18h00 par roulement
Si effectif = 2 : 08h30-16h / 10h30-18h00 par roulement
Repos : week-end et les jours féries
Profil recherché
- Sens des responsabilités
- Rigueur, intégrité, loyauté
- Capacité d'analyse et d'organisation, esprit d'initiative
- Aisance dans l'usage des outils informatiques
- Disponibilité, esprit d'équipe
- Maîtrise de soi, capacité d'écoute et de communication
- Respect d'autrui, sens du service public

CONNAISSANCES ASSOCIEES :
- Logiciels ORBIS et OUTLOOK. Connaissance d'ORBIS préalable utile mais non requise.
- Motivations pour travailler en pédiatrie.
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailAmplitude 7 heures 30 par jour. Hors weekend et jours fériés. Base de 35 h/semaineTélétravailNonLangues[Français]Niveau[3- Niveau professionnel]
Description de l'hôpitalSitué à Paris (19è arrondissement), c'est l'hôpital pédiatrique de référence du Nord-Est parisien. Ses équipes prennent en charge les enfants de 0 à 18 ans atteints de pathologues aiguës ou chroniques, médicales ou chirurgicales et prodigue des soins de haute technicité. Il dispose également d'une maternité de niveau 3.Référence de l'offre2025-17514