Assistante de Direction a la Direction des Soins H/F

Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Missions :
Rattachement hiérarchique : Coordonnatrice générale des soins des Hôpitaux Champagne Sud.
Lien fonctionnel avec les cadres supérieur de santé, les cadres de santé, les directions fonctionnelles et les autres services du groupement hospitalier.
Les missions sont :
Organiser, gérer le secrétariat et assister la coordonnatrice générale des soins des Hôpitaux Champagne Sud et de son adjointe,
Organiser, gérer le secrétariat des cadres supérieurs chargés de mission,
Assurer l'interface et la gestion de la comitologie territoriale entre les différentes Directions des Soins des hôpitaux champagne sud au sein des établissements,
Participer à la préparation et au suivi des réunions institutionnelles des HCS (CSIRMT locales et unifiées et bureaux 3/an/site).
Traiter, analyser et diffuser les informations
Activités :
En relation avec la coordonnatrice générale des soins des HCS et son adjointe :
Accueil physique et téléphonique,
Prises de rendez-vous et organisation de réunions inter-direction, tenue de l'agenda du directeur des soins, du directeur adjoint et des cadres supérieurs chargés de missions,
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
Traitement des courriers, des notes, des documents et des dossiers (enregistrement, tri, diffusion et archivage dans l'intranet) : courriers d'affectation, note d'informations, mails d'information,
Planification des réunions internes et externes et réservation des salles de réunion,
Planification, organisation des réunions de l'ordre du jour à la diffusion des comptes rendus, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus :
des Commissions des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-Techniques Unifiées du Groupement Hospitalier du Territoire
des réunions d'encadrement soignant
des réunions d'encadrement supérieur
Reprise des différentes réunions d'instances sur un agenda, coordination avec les agendas des 5 adjointes territoriales et 2 directions des soins,
Contribution à la déclinaison du projet de soins, du projet managérial et de projets transversaux (procédures, personne de confiance, sortie du patient, directives anticipées...),
Préparation de dossiers en lien avec les instances ou les directions (réunions encadrement, sujet sur la bientraitance, candidatures formation IPA,...),
Coordination de l'Espace de Réflexion Ethique avec une réunion par mois. Echanges avec l'EREGE, relation avec les membres de l'Espace de Réflexion Ethique ainsi que les personnes en relation, rédaction d'un rapport des travaux, communication,
Rédaction du rapport annuel d'activité de la direction des soins,
Réalisation de l'organigramme de la direction des soins et mise à jour,
Report des mouvements de l'encadrement avec tableau de bord,
Classement et archivage des documents,
Participation à la gestion des fournitures et équipements nécessaires au bon fonctionnement du service.
En relation avec les cadres supérieurs chargés de mission de la Direction des Soins
Planification, mise à jour et diffusion des gardes de permanence des cadres de santé
Gestion des profils de poste Soignants et médico-technique, rédaction et diffusion des vacances de poste dans My HCS,
En coordination avec l'IFSI et la DRH, gestion des ressources institutionnelles, planning des permanences week-end et vacances scolaires,
Participation à la logistique des formations, événements ou informations de la direction des soins (affichage, formation hémovigilance, accueil des nouveaux agents, attractivité à l'hôpital).
En relation avec les cadres supérieurs des différents pôles
Coordination entre la faculté de Reims et les différents pôles pour les stages d'initiation aux soins infirmiers des étudiants en médecine de 2ème année
Gestion des stages des étudiants IFCS et des étudiantes IPA (lieu de stage, suivi des conventions de stage, suivi des dates de formation).
Profil recherché :
Exigences du poste :
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous de la coordonnatrice générale des soins et des cadres supérieurs de santé chargés de mission,
Connaitre le fonctionnement de l'hôpital (instances de gouvernance),
Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes,
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés.
Compétences requises ou à acquérir :
Connaissance du fonctionnement d'un établissement hospitalier et des enjeux liés aux soins
Maîtrise orthographique
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office (Word, Excel, outlook, PowerPoint, publisher, forms), messagerie (teams, outlook) logiciels spécifiques hospitaliers (agiletime, CHT WinMag))
Notions en gestion documentaire et en réglementation hospitalière
Qualités requises :
Autonome
Organisé(e)
Réactif
Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
Capacité à gérer simultanément plusieurs activités
Capacité relationnelle
Capacité d'adaptation
Discrétion et sens de la confidentialité