Assistant de Direction - Communaute d'Agglomeration du Sud H/F
Fonction publique Territoriale
- Le Tampon - 974
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
L'assistant(e) de direction apporte une aide permanente au directeur/trice de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Organisation de l'agenda du directeur de service :
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Organiser les déplacements
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction :
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Suivre l'exécution budgétaire du service
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
* Préparer des conseils communautaires (lien avec différents services de la direction afin de veiller au retroplanning, regroupement des affaires, traitement(mise en forme) des affaires...)
* Assurer le suivi des affaires CC de la direction (information des opérateurs, vérification de la mise en ½uvre des conventions et gestion sur le commun etc.
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
Organisation et planification des réunions :
* Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur
* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Assistance administrative RH et financière :
* Gère le courrier arrivé / départ
* Gère les parapheurs arrivé / départ
* Assure la liaison et la transmission des absences (congés, mission...) à la Direction des Ressources Humaines
* Suivi des éléments comptables (factures, BC...)
Le profil recherché
SAVOIRS
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte rendu
SAVOIR-ETRE
- Sens de la communication et du relationnel
- Discrétion et diplomatie
- Rigueur et sens de l'organisation
- Sens de l'anticipation et réactivité
CONNAISSANCE
- Connaissance de l'environnement territorial
- Organisation, contexte et enjeu de la collectivité ou de l'établissement public
- Missions du service public
Publiée le 28/08/2025 - Réf : O974250821000011
Assistant de Direction - Communaute d'Agglomeration du Sud H/F
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