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Adjoint Administratif Secretaire de l'Ifas H/F

Fédération Hospitalière de France

  • Saint-Junien - 87
  • CDD
  • Bac
  • Bac +2
  • Service public hospitalier

Détail du poste

Descriptif Le Centre Hospitalier de Saint-Junien recherche un(e) Adjoint Administratif exerçant la fonction de Secrétaire de l'Institut de Formation des Aides-Soignants (IFAS) de Saint-Junien.
Le poste est ouvert aux contractuels afin de pourvoir un CDD de remplacement.

POSITION DANS LA STRUCTURE
Liaisons hiérarchiques :
- Le Directeur d'établissement
- Le Directeur des Ressources Humaines
- Le Directeur de l'Institut

Liaisons fonctionnelles :
- Les membres de l'équipe pédagogique
- Les intervenants extérieurs : cadres de santé, référents divers dans certains domaines de compétences (psychologue, infirmière hygiéniste)
- Des professionnels de toutes les structures accueillants des apprenants en stage
- Les référents informatiques
- Les réseaux en lien avec la formation continue
- Les établissements hospitaliers publics ou privés
- Les tutelles : ARS, DREETS, REGION
- Les associations professionnelles : GERACFAS
- Les financeurs (OPCO, France TRAVAIL, REGION,)

MISSIONS
Missions de l'IFAS :
- Former des professionnels et organiser les conditions de leurs apprentissages dans le cadre de la formation initiale, parcours complets et partiels
- Réaliser des actions de formation continue

Missions générales :
- Accueil physique et téléphonique des élèves et correspondants de divers services
- Réception, traitement et diffusion de l'information
- Réalisation de divers travaux de bureautique
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs des élèves
- Exécution et suivi de procédures et décisions administratives

Gestion du standard :
- Réception des appels téléphoniques, prise de messages, orientation du public vers les différents services

Travaux de bureautique :
- Réception, traitement et diffusion du courrier
- Saisie et mise en forme de documents avec maîtrise des outils Word, Excel
- Création de documents, fichiers, affiches
- Tri, classement et archivage des dossiers des élèves
- Suivi des planifications de formation
- Gestion et suivi du site internet (résultats de modules, planifications...)
- Gestion et suivi des dossiers des élèves sur les logiciels GENEPI, ODESSA, KAIROS, TRANSITIONS PRO, ROMEO...
- Création des dossiers des élèves dans MRH et gestion des remboursements de frais de déplacement des élèves lors des périodes de stage
- Gestion des cartes professionnelles
- Saisie et suivi des différentes enquêtes (Région, DREETS...)
- Suivi des différents intervenants
- Planification et suivi des diverses formations continues
- Suivi des dossiers financiers des élèves avec préparation des dossiers de financement, attestations de présences mensuelles,
...
- Gestion et suivi des stocks de matériels (fournitures courantes)

Fonction communication :
- Collabore avec les différents personnels des nombreux terrains de stage et des financeurs
- Assure le secrétariat des différentes instances de l'IFAS
- Participe à différentes manifestations professionnelles
- Rend compte au directeur des problématiques identifiées

HORAIRES DE TRAVAIL
Poste à temps plein
Horaires : 8h - 12h / 13h30 - 16h30

QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES
- Motivation forte pour la formation
- Capacités relationnelles : respect de l'autre, écoute, pondération
- Capacités de gestion du temps
- Capacités d'autoévaluation, de positionnement et d'affirmation face aux étudiants
- Capacités d'analyse, d'anticipation et de projections
- Esprit d'initiative, d'équipe et d'intégrité
- Rigueur, dynamisme et équité

COMPETENCES SOUHAITEES
- Niveau Bac
- BTS bureautique souhaité
- Connaissances approfondies de l'outil informatique : Word, Excel et Power Point

PARTICULARITES DU POSTE
- Discrétion professionnelle
- Accueil du public
- Capacités d'adaptation : changement d'activités permanentes en lien avec les problématiques de l'IFAS
- Congés annuels programmés en fonction du dispositif de formation, des congés des élèves et en concertation avec l'équipe de l'IFAS
- Déplacements réguliers à l'extérieur : Permis B obligatoire

Pour postuler, merci d'adresser votre CV et une lettre de motivation à l'attention de Mme Aurélie PAVIZA, Directrice des Ressources Humaines.

Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Saint-Junien

Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).

Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.

Estimation basse

21 840 € / an 1 820 € / mois 12,00 € / heure

Salaire brut estimé

23 041 € / an 1 920 € / mois 12,66 € / heure

Estimation haute

25 000 € / an 2 083 € / mois 13,74 € / heure

Cette information vous semble-t-elle utile ?

Merci pour votre retour !

Publiée le 28/08/2025 - Réf : c7dc99db40652ba48c40cf8a5098e6d3

Adjoint Administratif Secretaire de l'Ifas H/F

Fédération Hospitalière de France
  • Saint-Junien - 87
  • CDD
Publiée le 28/08/2025 - Réf : c7dc99db40652ba48c40cf8a5098e6d3

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