Assistant de Direction Experimenté H/F
Fondation de la Vocation
- Paris 6e - 75
- CDD
- 16 000 - 20 000 € / an
- 1 an
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
FONDATION DE LA VOCATION
La Fondation de la Vocation, fondée en 1959 par Marcel Bleustein-Blanchet et présidée par Elisabeth Badinter, a pour mission d'accompagner les jeunes talents dans la réalisation de leur vocation. Que ce soit pour devenir boulanger, astrophysicien, pilote, chercheur, artisan ou musicien. la Fondation de la Vocation offre un soutien précieux et durable à de nombreux lauréats.
Chaque année, la Fondation décerne à des jeunes de 18 à 30 ans : 20 Prix de la Vocation, 4 à 8 Prix de l'Espérance, 1 Prix Littéraire, et 1 Prix de Poésie.
La Fondation accompagne également tous ses lauréats dans la durée grâce un Fonds d'Aide dédié, car chaque vocation mérite d'être soutenue jusqu'au bout.
Depuis sa création, ce sont plus de 1 700 jeunes qui ont été détectés et accompagnés.
Forte d'une nouvelle direction générale, la Fondation cherche son assistante de direction.
VOTRE MISSION
Titre du poste : assistante de direction sénior (H/F)
Lieu : Paris, 6ème arrondissement
Type de contrat : CDD 1 an à-mi-temps
Rattachement hiérarchique : responsable des opérations
En collaboration étroite avec la Direction, l'assistante de direction sénior assure un rôle clé dans le bon fonctionnement de la Fondation. Elle veille à l'organisation administrative, logistique et relationnelle de la Fondation.
Missions principales :
1. Gestion administrative et organisationnelle :
o Assurer le secrétariat de la Fondation : coordination des agendas, prise de rendez-vous, préparation des réunions
o Rédiger, mettre en forme et archiver les documents (courriers, comptes-rendus, notes, etc.)
o Gérer les appels, courriels et courriers entrants et sortants
o Suivre les dossiers administratifs des bénévoles, mécènes et partenaires
o Organiser les réunions des instances (Conseil d'administration, Jury de sélection, etc.)
2. Soutien aux événements et activités de la Fondation :
o Soutien à la planification, organisation et coordination des événements (tables rondes, petits-déjeuners, cérémonie, etc.)
o Soutien à la logistique des événements, y compris la gestion des invités et la coordination avec les prestataires
3. Suivi des dossiers de candidatures et des lauréats :
o Assurer le traitement administratif des candidatures (accusés de réception, relances, classement)
o Tenir à jour la base de données des lauréats et des candidatures
o Participer à la préparation des dossiers pour le Jury de sélection
PROFIL RECHERCHÉ
Expérience et compétences requises
- Expérience avérée en assistanat de direction, idéalement dans le secteur associatif, culturel ou fondation
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.)
- Excellentes capacités rédactionnelles, d'organisation et de discrétion
- Aisance relationnelle, diplomatie et sens du service
- Autonomie, rigueur et proactivité
- Excellente communication, à l'écrit comme à l'oral, en français et en anglais
- Une sensibilité pour les missions de la Fondation est un atout
Conditions
- Temps de travail : mi-temps
- Lieu : travail sur site
- Rémunération : selon expérience et grille de la Fondation
CANDIDATURE
Merci d'adresser votre CV accompagné d'une lettre de motivation.
Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de numérisation, Techniques de prise de notes, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser une veille documentaire, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques, Excellent relationnel avec tous types de public, Excellente capacité rédactionnelle, Sens de la diplomatie et de la discrétion, Bonne communication oral et écrite
Langues : Anglais souhaité
Permis : B - Véhicule léger souhaité
Qualification : Agent de maîtrise
Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Publiée le 27/08/2025 - Réf : 196YVYM
Assistant de Direction Experimenté H/F
- Paris 6e - 75
- CDD
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