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Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F
Association Pollen

La Rochelle - 17
CDI
1 900 € / mois
Bac
Bac +2
Service public des collectivités territoriales
Exp. 1 à 7 ans

Détail du poste

Missions
En lien avec la Directrice et la Responsable pédagogique, l'assistant-e administratif-ve a pour mission :

1. la gestion administrative pour les étudiants :
- Gestion des inscriptions administratives et suivi des contrats
- Suivi des conventions de stage
- Suivi de l'assiduité
- Certificats de scolarité et cartes étudiantes
- Accueil et intégration des étudiants
- Aide à la préparation des réunions d'information, immersion
- Participation aux journées portes ouvertes et aux salons d'orientation
- Aide à l'organisation logistique des cours et des examens
- Surveillance des examens au besoin

2. Gestion administrative des intervenants :
- Accueil des intervenants
- Gestion administrative des contrats des intervenants et suivi des notes de frais
- Réservation des hébergements

3. Gestion administrative du bureau :
- Accueil des visiteurs et rendez-vous
- Gestion des mails, courriers et ligne téléphonique
- Suivi des commandes et liens fournisseurs
- Mise à jour des bases de données
- Aide aux diverses démarches administratives

Le profil recherché

Experience : 1 An(s) - Sur le même poste

Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Techniques de prise de notes, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Organiser des déplacements professionnels, Organiser le traitement des commandes, Utiliser les outils numériques, aisance relationnelle et capacité d'adaptation, Curiosité et ouverture d'esprit, Maîtrise Word, Excel, outlook, Bon orthographe

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

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Publiée le 27/08/2025 - Réf : 196WRXW

Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F

Association Pollen

La Rochelle - 17
CDI

Publiée le 27/08/2025 - Réf : 196WRXW

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CDI

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Intérim

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Indépendant

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