Assistant Administratif - Direction des Achats - Produits de Santé H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Présentation d'UniHA

UniHA (Union des hôpitaux pour les achats) est un groupement de coopération sanitaire de droit public (GCS). Il est le premier acheteur public en santé avec 7,7 milliards d'Euros d'achat en 2025 dont 70% de médicaments et dispositifs médicaux et agit pour le compte de ses 1500 adhérents et de 123 groupements hospitaliers de territoire.
Avec ses 140 collaborateurs, UniHA mutualise les achats des hôpitaux pour leur offrir des solutions optimisées économiquement et qualitativement, adaptées à leurs besoins et intégrant les dernières innovations, dans une démarche d'achat durable et de sécurisation des approvisionnements.
Notre mission première est de concevoir et produire des marchés publics pour le compte des établissements de santé en prenant en charge toute la chaîne de valeur de l'achat hospitalier : sourcing des fournisseurs, analyse des besoins, mise en concurrence, évaluation des offres, sécurisation juridique des contrats et conformité au droit de la commande publique, suivi d'exécution avec les fournisseurs et évaluation de leurs fournitures / prestations.
Nous avons la conviction que l'achat est un levier stratégique de transformation et d'efficience pour notre système de santé et mettons toutes nos expertises au service des hôpitaux publics, au bénéfice des équipes hospitalières et de la qualité des soins pour les patients.

Nature de l'emploi à pourvoir

Sous la responsabilité d'un coordonnateur pharmacien hospitalier, et au sein de la Direction des achats de produits de santé d'UniHA, l'assistant administratif aura la charge d'assister le pharmacien acheteur dans ses missions sur plusieurs segments d'achats.
Les segments d'achat de médicaments traités par la coordination de Lille sont :
* Médicaments du système nerveux
* Solutés de perfusion et nutrition parentérale
* Matières premières à usage pharmaceutique
* Nutrition entérale
* Solutions statiques de conservation d'organes et de cardioplégie
* Médicaments sous le monopole de l'AGEPS
* Façonnage de nutrition parentérale

Missions principales

Passation des marchés

L'assistant administratif intervient en appui à l'acheteur tout au long du processus de
passation des marchés publics. Ses missions s'inscrivent dans une logique d'apprentissage encadré, avec une montée en compétence progressive sur les aspects réglementaires, techniques et opérationnels :

* Participation au recensement des besoins : contribution à la consolidation des besoins exprimés, préparation de supports de synthèse pour les réunions.

* Appui à la rédaction des pièces de consultation : mise en forme des documents
contractuels (RC, CCAP, CCTP) à partir de trames existantes, relecture critique,
vérification de la cohérence entre les pièces, sous la supervision de l'acheteur.

* Saisie des offres dans les outils métiers : enregistrement des données dans les logiciels de gestion des marchés, contrôle de la complétude des informations.

* Gestion des spécimens et échantillons : réception, tri, étiquetage et archivage des
documents ou produits transmis par les candidats.

* Contribution à l'analyse des offres : élaboration de tableaux comparatifs, extraction de
données techniques ou financières, participation aux réunions d'analyse avec les
acheteurs.

* Préparation des notifications : rédaction des courriers de notification, vérification des
pièces contractuelles, envoi aux titulaires et suivi des retours.

* Transmission aux adhérents : diffusion des marchés notifiés aux bénéficiaires, gestion
des accusés de réception et archivage.

* Relations avec les parties prenantes : traitement des demandes courantes des
fournisseurs et des adhérents, orientation vers les interlocuteurs compétents en cas de
besoin.

Suivi des marchés

Dans la phase d'exécution des marchés, l'assistant administratif assure un suivi administratif rigoureux et contribue à la fluidité des échanges entre les différents acteurs :

* Archivage contractuel : classement physique et numérique des marchés, mise à jour des bases de données, respect des procédures d'archivage réglementaire.

* Rédaction d'avenants et de certificats : élaboration de projets d'avenants, certificats
de bonne exécution ou attestations diverses, en lien avec les évolutions contractuelles.

* Suivi des indicateurs et reporting : alimentation des tableaux de bord, extraction de
données pour les bilans périodiques, participation aux réunions de suivi avec les services supports.

* Traitement des sollicitations techniques : réponse aux demandes simples relevant de
son périmètre, transmission des questions complexes aux experts de la filière.

* Veille sur les tensions d'approvisionnement : recensement des alertes terrain, mise à
jour des outils de suivi, transmission des informations au pharmacien acheteur.

* Recherche d'alternatives en cas de rupture : participation à l'identification de solutions
de substitution, consultation de fournisseurs, relai des propositions aux établissements

Profil recherché

Compétence Techniques

* Première expérience dans les achats
* Connaissance sur les procédures des marchés publics serait un plus

Qualités personnelles

- * Sens de la communication
* Aisance relationnelle
* Bonne qualités orale et écrite
* Capacité d'analyse et de synthèse
* Excellente communication orale et écrite
* Aisance téléphonique et relationnelle
* Rigueur, réactivité, polyvalence et autonomie
* Sens du service, discrétion et esprit d'équipe
* Maîtrise de la suite OFFICE (Très bon niveau en Excel)
* Gestion rigoureuse des documents électroniques

Conditions d'emploi

* Type de contrat : CDI
* Date de prise de fonction : Dès que possible
* Période d'essai : 3 mois, renouvelable
* Résidence administrative : Lille
* Lieu de travail : CHU de Lille
* Déplacements pour des réunions nationales (Paris ou Lyon) : occasionnels
* Rémunération : selon expérience et profil
* Contrat de prévoyance : intégralement pris en charge par l'employeur.
* Temps de travail hebdomadaire annualisé : en compensation de la durée de travail effectif hebdomadaire de 38h20, bénéfice de 19 jours supplémentaires de repos au titre de la réduction du temps de travail, en sus des 25 jours de congés payés annuels