Assistant·e Administratif·ve - Temps Très Partiel H/F Ass de L'ecole de Musique de Solaure
Saint-Étienne - 42 CDI- 12 € / heure
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Les missions du poste
Sous l'autorité hiérarchique de la directrice de l'association et du coordinateur pédagogique, l'assistant-e administratif-ve, réalise les tâches relatives à la bonne gestion des inscriptions, de scolarité et du suivi administratif et comptable de la structure.
Activités principales :
1- Accueil du public :
- Accueil physique et téléphonique des élèves et des familles.
- Réception et traitement des courriels et messages téléphoniques.
- Information et orientation des publics concernant la vie de l'école et les cours au moyen des supports prévus pour les inscriptions et le processus de vente établi
2- Gestion administrative des élèves :
- Inscription/réinscription des élèves dans le logiciel Duonet selon le processus établi
- Mise à jour et suivi des listings d'élèves et des plannings de cours.
- Réalisation des documents relatifs à la scolarité (attestations, feuilles de présence des professeurs, convocations, etc.).
- Suivi hebdomadaire des présences des élèves et contact aux familles en cas d'absence non justifiée (mail à la première absence, coup de fil à partir de la seconde)
3- Gestion des paiements et suivi des cotisations :
- Facturation des frais de scolarité dans le logiciel Duonet
- Vérification du montant des chèques et concordance avec le nom de l'élève/foyer
- Tamponnage et classement des chèques et chèques vacances dans les trieurs
- Vérification du montant payé sur HelloAsso après chaque paiement
- Suivi des paiements sur HelloAsso et relances auprès des familles en cas d'impayés (par téléphone, courriel ou courrier) selon la procédure établie par le C.A. au moyen du document de suivi
- Rendre compte du suivi du recouvrement via Slack (messagerie interne) aux personnes concernées
4- Contribution aux dossiers administratifs :
- Collaboration à la constitution des dossiers de demande de subvention (listing élèves, fiches professeurs, autres documents).
- Réalisation des statistiques annuelles
- Mise à jour de la partothèque
- Mise à jour du registre matériel
5- Soutien aux actions de communication :
- Conception de documents simples (affiches, affichages, programmes de concerts, bannières d'évènement FB) sur la base de modèles existants ou à créer.
- Création et partage éventuels des événements sur la page Facebook de l'école.
- Réservation éventuelle de salles
Compétences
Savoirs :
- Maîtrise des outils bureautiques standards : traitement de texte (Word), tableur (Excel), messagerie électronique (Outlook), réseaux sociaux (Facebook).
- Maîtrise du progiciel de gestion intégré Duonet et de HelloAsso
- Bonne maîtrise de l'expression écrite (orthographe, grammaire, syntaxe correcte).
- Connaissances en gestion administrative et suivi financier de base.
Savoir-faire :
- Organiser son travail de manière méthodique et respecter les délais fixés.
- Travailler en collaboration avec l'équipe tout en étant autonome dans la réalisation des tâches confiées.
- Rendre compte régulièrement de son activité à la hiérarchie.
- Être capable de produire des documents clairs et conformes aux attentes exprimées
Savoir-être :
- Accueillir le public avec amabilité, écoute et respect.
- Faire preuve de ponctualité, rigueur et discrétion professionnelle.
- S'adapter à une diversité d'interlocuteurs (familles, élèves, enseignants, conseil d'administration).
Le poste est un Contrat à Durée Indéterminée Intermittent (CDII) sous la convention ECLAT (catégorie B) pour un volume de 180h/ an réparties selon les pics d'activités de l'association, principalement sur des horaires extra-scolaires (lundi soir, mercredi soir) et certaines matinées.
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer la gestion administrative d'une activité, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Enseignement culturel
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Bienvenue chez Ass de L'ecole de Musique de Solaure
Ecole de musique associative située à St Etienne (42)
- Saint-Étienne - 42
- CDI
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