Agent de Gestion Administrative - Pharmacie - Pole Bsm H/F

Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e agent de gestion administrative en CDI à temps plein pour sa pharmacie relevant du Pôle BSM
Mission générale du poste :
L'agent d'administration assure la gestion des dossiers papiers et informatiques dans son domaine d'activité, pour faciliter le fonctionnement de son service et contribuer à l'atteinte des objectifs institutionnels.
Activités principales :
Renseigner les documents et suivre l'activité du service Pharmacie :
· Mise à jour des tableaux de bord du suivi spécifique (Dotations en produits de santé des unités de soins, PASS, les emprunts, la rétrocession, les gaz médicaux)
· Préparation des documents de travail divers (extractions pour les projets, pour les Commissions formations)
· Communication de données statistiques en vue du rapport d'activité de la Pharmacie
Traiter les aspects administratifs et financiers via le logiciel DEMATIC ou HEXAGONE :
· Suivi des rétrocessions
· Suivi des gaz médicaux
· Suivi des répartiteurs d'officine (OCP)
Suivi des marchés hospitaliers des Produits de santé :
· Rechercher les marchés existants dans eEpicure et dans UNIHA
· Rechercher les pièces de marché nécessaires au service financier en vu du mandat
· Compléter les classeurs des diverses procédures
Archiver les documents en lien avec la réglementation :
· Factures
· Ordonnances PASS
· Addictologie
· Stupéfiants
· Gestetic
· Emprunt
· Conciliations
Assurer les fonctions de secrétariat du service :
· Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
· Accueil physique des intervenants, stagiaires et agents
· Prise de rendez-vous agendas
· Rédaction des courriers internes et externes
· Traitements et mises en forme des documents, rapports, courriers, fiches-procédures
· Gestion de la papeterie (LYRICO)
Gérer les aspects logistiques :
· Réservation des salles et matériels pour les Commissions et les formations en lien avec le service Pharmacie

Profil recherché :

Diplôme et/ou qualification :
Emploi de catégorie C de la FPH adjoint administratif
Connaissances :
· Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office)
· Connaissance du logiciel DEMATIC, HEXAGONE, UNIHA (dont HERMES), ePICURE, PYTHEAS
· Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et les différents rôles des acteurs
· Communication orale et écrite
Savoir être :
· Professionnalisme
· Ecoute, discrétion
· Réactivité
· Esprit d'équipe et de partage des informations avec ses collègues et la hiérarchie
· Esprit d'initiative et de créativité
· Sens de l'accueil et disponibilité
· Respect de l'organisation mise en place
· Organisation et méthodologie
· Rigueur
Savoir faire :
· Rendre compte de son activité et de celle du service à divers responsables hiérarchiques et fonctionnels
· S'exprimer aisément d'interlocuteurs divers et variés
· Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies
· Classer et mettre à jour les dossiers
· Définir les priorités
· Désamorcer les situations difficiles : impatience, stress, agressivité...
· Construire et exploiter des tableaux de bords
· Identifier les informations communicables à autrui en respectant la discrétion professionnelle
· Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous
Spécificités du poste :
· Poste à temps plein
· Horaires de 8h30 à 16h15
· Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens.