Agent Accueil et Administratif - Commune de la Ciotat H/F Fonction publique Territoriale
La Ciotat - 13 Fonctionnaire- Bac
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires
Activités du poste :
Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les agents sur les procédures
Rédiger des notes synthétiques
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
Planification et suivi
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels
Comité D'½uvres Sociales
Accueil des agent-es, inscription et renseignements sur les prestations proposées par le COS.
Traiter et diffuser les informations transmises par le COS à l'ensemble des agent-es
Engager et suivre les factures du COS,
Recenser les agent-es entrants et sortants ainsi que leurs enfants,
Réaliser les inscriptions ou les modifications sur l'espace gestionnaire
Accompagnement Social du Personnel
Secrétariat, prise de messages, réception de documents et envoi de courrier.
Statistique de réception et compte rendu d'activité
Communiquer si besoin la liste des pièces nécessaires à la constitution de dossier
Evènements Annuels
Préparer, organiser et réaliser la distribution des chèques cadeaux,
Assurer l'organisation logistique et administrative des événements organisés pour les agent-es (spectacle de Noël, journée de cohésion...).
Le profil recherché
APTITUDE(S) REQUISE(S) POUR LE POSTE
- Maitriser les techniques de secrétariat,
- Logiciel informatique (Word, Excel)
- Diplomatie
- Savoir-faire sur les techniques de communication (assertivité, gestion de la relation interpersonnelle avec une posture professionnelle adaptée),
- Prise de distance face aux situations difficiles,
- Bonne gestion des émotions,
- Bonne connaissance de soi,
- Discrétion, respect du secret professionnel,
- Capacité à gérer son planning en fonction des imprévus,
FORMATION(S) REQUISE(S)
Baccalauréat professionnel secrétariat ou équivalence professionnelle
Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE
- Travail sur écran,
- Déplacement dans la ville,
- Grande disponibilité vis-à-vis des agent-es,
- L'agent-e accueilli dans le service est prioritaire à tout autre dossier quel que soit la modalité de rendez-vous (prévu, imprévu, retard, absence...),
- La Ciotat - 13
- Fonctionnaire
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