Assistant de Direction Générale H/F Fonction publique Territoriale
Arles - 13 Fonctionnaire- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Le poste vise à assurer un appui stratégique et opérationnel aux deux directions du développement territorial, en garantissant la fluidité des processus administratifs, la coordination interservices et le suivi rigoureux des projets et des instances. Il s'inscrit dans une dynamique de structuration des fonctions support, de renforcement de la qualité du service public et d'accompagnement des projets stratégiques portés par les départements.
L'agent contribue à :
* Faciliter la gestion quotidienne des directions par une organisation efficace et anticipée.
* Structurer les outils de pilotage administratif et de suivi des projets.
* Renforcer la cohésion et la communication entre les services.
* Assurer un suivi rigoureux des documents stratégiques (délibérations, notes, tableaux de bord).
* Participer à la valorisation des actions des départements auprès des élus et des partenaires.
1. Appui administratif et organisationnel aux directions
* Gérer les agendas des directeurs de département, organiser les réunions, déplacements et temps forts.
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des directions, avec professionnalisme et bienveillance.
* Préparer et mettre en forme les documents administratifs (courriers, comptes rendus, notes).
* Assurer le suivi du courrier et des demandes internes et externes, avec traçabilité et réactivité.
2. Coordination interservices et structuration des processus
* Mettre en place et suivre des outils de pilotage (tableaux de bord, échéanciers, indicateurs).
* Contribuer à l'organisation des comités de département et des séminaires annuels.
* Faciliter la circulation de l'information entre les services et les directions.
* Promouvoir l'usage d'outils collaboratifs pour fluidifier les échanges et renforcer la cohésion.
3. Suivi administratif et financier des projets stratégiques
* Assurer le suivi des engagements budgétaires, des crédits et des subventions en lien avec les chefs de projet.
* Participer à la préparation des délibérations et des notes d'accompagnement pour les instances.
* Anticiper les questions/réponses des élus et garantir la qualité des documents transmis.
4. Contribution à la qualité du service public
* Structurer la gestion de l'accueil au sein des départements (continuité, visibilité, réactivité).
* Gestion des listings de contacts et les modalités d'exploitation.
* Participer à l'amélioration continue des pratiques administratives et organisationnelles.
Le profil recherché
Diplôme souhaité ou exigé :
o Formation de niveau Bac minimum dans les domaines de l'administration publique, du secrétariat de direction, de la gestion ou de la coordination de projets.
o Une expérience significative en assistanat de direction, en environnement territorial ou en gestion administrative transversale est fortement souhaitée.
o Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des enjeux du développement territorial constitue un atout majeur.
Compétences professionnelles :
* Savoirs
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des politiques publiques locales.
Maîtrise des règles de gestion administrative, budgétaire et de suivi des projets.
Bonne compréhension des enjeux liés au développement territorial, à l'aménagement et à la transition écologique.
Connaissance des outils de planification, de suivi et de reporting (tableaux de bord, échéanciers, indicateurs).
* Savoir-faire :
Capacité à organiser, prioriser et anticiper les besoins des directions.
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (suite Office, Zimbra, outils de gestion documentaire, plateformes de travail partagé).
Aptitude à structurer des processus administratifs et à assurer un suivi rigoureux des dossiers.
Compétences rédactionnelles solides (notes, comptes rendus, courriers, synthèses).
Capacité à coordonner des réunions, des comités et des événements internes.
* Savoir-être
Sens du service public, de la confidentialité et de la discrétion.
Rigueur, autonomie et sens de l'organisation.
Aisance relationnelle, diplomatie et esprit d'équipe.
Réactivité, adaptabilité et capacité à travailler dans un environnement dynamique et transversal.
Proactivité dans la résolution de problèmes et dans l'amélioration continue des pratiques.
- Arles - 13
- Fonctionnaire
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