Assistant de Direction H/F Caisse Allocations Familiales de Paris
Paris 15e - 75 CDI- 36 753 € / an
- Télétravail partiel
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Rejoignez la Caf de Paris, organisme de protection sociale assurant une mission de service public favorisant la cohésion sociale et le bien vivre ensemble au profit de 400 000 allocataires et de l'ensemble des familles parisiennes.
Au sein du Secrétariat de la Direction de la Direction Comptable et Financière, composé de deux assistantes, vous êtes directement rattaché(e) au Directeur Comptable et Financier. Vous avez pour mission principale de soutenir et faciliter la réalisation de ses missions et activités au quotidien.
Dans ce cadre, vous devrez notamment :
- Gérer la boite mail du Directeur Comptable et Financier et la boite générique de la Direction Comptable et Financière en binôme avec l'assistante du Fondé de pouvoir;
- Prendre en charge certains mails en autonomie, identifier les mails importants, urgents et ceux à échéancier;
- Préparer les prises de décisions pour le DCF;
- Suivre l'ensemble des échéances de l'activité du DCF et effectuer les alertes nécessaires;
- Accueillir et orienter les différents interlocuteurs de la Direction Comptable et Financière (accueil physique, téléphonique et messagerie);
- Réaliser des travaux de rédaction de documents et supports;
- Préparer les documents nécessaires pour les réunions du DCF;
- Assister à diverses réunions et réaliser les comptes rendus;
- Organiser et gérer les rendez-vous, réunions et déplacements du DCF (et du Fondé de Pouvoir en l'absence de son assistante);
- Rechercher, diffuser et archiver les informations nécessaires à l'activité du DCF (et du Fondé de Pouvoir en l'absence de son assistante);
- Participer à la gestion administrative des services de la Direction (fournitures, statistiques, suivi budgétaire du service);
- Assister techniquement le DCF et/ou les membres de l'équipe dans son domaine d'intervention (utilisation des logiciels bureautiques, procédures administratives.).
Adaptable et faisant preuve de réactivité, vous comprenez rapidement les activités d'une organisation, repérez les rôles et missions de vos principaux interlocuteurs. Vous entretenez et développez des relations transversales avec les interlocuteurs des autres services.
Autonome, vous prenez des initiatives et organisez l'ensemble de vos activités en respectant les délais, en gérant les priorités et en intégrant les urgences et aléas.
Dynamique, vous avez le goût du travail partenarial tant au sein de la Direction qu'avec les autres Directions de l'organisme ainsi qu'avec les partenaires externes.
Vous analysez les demandes, adaptez la réponse et/ou assurez leur diffusion au bon destinataire en choisissant et utilisant de manière optimale l'outil de communication le plus adapté à l'objectif poursuivi.
Vous discernez les informations confidentielles de celles qui sont diffusables et appliquez les règles du secret professionnel.
Vous savez travailler sur plusieurs champs (téléphone, accueil, logiciels.) simultanément.
La maîtrise des fonctionnalités des outils bureautiques mis à disposition (Word, Excel) est indispensable.
Vous êtes diplômé(e) d'un Bac +2 en Secrétariat/Assistanat ou avez une expérience significative dans ce domaine et vous avez développé les compétences nécessaires à la tenue de cet emploi. Une expérience dans un poste similaire en DCF de Caf serait un plus.
Informations :
Rémunération : à partir de 36 753 Euros brut annuel sur 14 mois selon profil et expérience, niveau 6
Lieu de travail : Paris 15
Accès à une mutuelle
Accès au restaurant d'entreprise
Participation de l'employeur au titre de transport
Télétravail possible et horaires flexibles
Avantages CSE
Dans le cadre de sa politique diversité, la Caf de Paris ouvre également ses postes aux personnes en situation de handicap.
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Distribution sociale de revenus
- Paris 15e - 75
- CDI
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