Assistant Mutualisé de Direction au Sgar H/F Prefecture de Departement Cote-D'or
Dijon - 21 CDD- 11,88 € / heure
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
MISSIONS
Coordonner :
- Interface entre la Direction et les agents ou autres services
- Hiérarchisation des demandes de la Direction
- Planification des activités de la Direction
- Clarification et classification des informations
- Aptitudes à rechercher des informations et savoir se tourner vers les personnes compétentes afin de répondre à certaines interrogations
Anticiper :
- Gestion de la logistique inhérente aux activités de la Direction (déplacements, réunions, visioconférences)
- Contrôle des échéances liées à l'agenda du Préfet
- Préparation des dossiers des Adjoints (commandes, suivi des retours, impressions)
Organiser :
- Réunions
- Visioconférences
- Déplacements
Accueillir :
- Aide à l'accueil et à l'accompagnement des nouveaux agents du SGAR
- Aide à l'accueil des participants aux réunions de services
- Aide à la planification et organisation de moments de convivialité
Suppléer :
- Continuité de service à assurer en cas d'absences de collègues
COMPÉTENCES REQUISES
Outiller :
- Mise à jour des connaissances liées aux différentes plateformes ou logiciels utilisés au quotidien
- Capacité à appréhender les nouveaux outils liés aux visioconférences (programmation et lancement)
S'appuyer sur des qualités relationnelles :
- Aptitude à travailler en équipe
- Sens de l'écoute
- Disponibilité selon l'activité du service
- Discrétion
- Discernement
- Diplomatie
- Maîtrise de soi
- Sens de la pédagogie
Les activités ont vocation à s'inscrire dans un pôle d'assistant(e)s mutualisé(e)s, dont les missions s'adapteront à l'actualité du service et seront supervisées par un chef de pôle. Ce pôle, à l'heure actuelle, ne prend pas en charge le secrétariat des agents placés sous l'autorité de la SGAR et des SGAR Adjoints (logistique salles, visios, reprographie, parapheurs.) sauf circonstances exceptionnelles.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
- Dijon - 21
- CDD
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