Assistante de Direction - Collectivite Territoriale de Martinique H/F Fonction publique Territoriale
Fort-de-France - 972 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Sous l'autorité de la Directrice de l'Action Sociale et de la Proximité, vous serez chargé(e) d'assister un ou plusieurs cadres de la direction afin d'optimiser la gestion de leur activité.
Vous participerez à l'accueil, la gestion, le suivi de dossiers ainsi que la communication d'informations.
Vous accompagnerez les équipes dans la mise en oeuvre des procédures administratives.
* Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes
* Traiter le courrier postal, électronique ainsi que les appels téléphoniques
* Assurer l'accueil téléphonique et physique de la
* Direction ainsi que des partenaires internes et externes
* Recueillir, sélectionner et traiter les informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la Direction
* Rédiger des notes de services internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, les soumettre au contrôle et à la signature de la directrice, les reproduire et les diffuser
* Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction.
* Participer au suivi complet de dossiers ou d'événements internes (organisation de séminaires, de déplacements, préparation de réunion, salons, réunions...).
* Exécuter des actes administratifs et de gestion courante
* Gérer les agendas, assurer les prises de rendez-vous, planifier les réunions et déplacements des
cadres de la Direction
* Enregistrer et suivre le courrier Arrivée/Départ
* Suivre la circulation des parapheurs
Le profil recherché
* Participer aux réunions,
* Prendre des notes,
* Rédiger des procès-verbaux et comptes rendus,
* Classer et mettre à jour les fichiers et/ou dossiers,
* Saisir, mettre en forme et éditer des documents,
* Maîtrise de la gestion administrative
* Bonne connaissance des normes rédactionnelles
* Maîtrise de la sténographie
* Connaissance des procédures administratives
* Connaissance des méthodes de classement et d'archivage
* Maîtrise des techniques d'accueil
* Maîtrise des techniques de prise de notes
* Connaissance des techniques de numérisation
* Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence...)
* Maîtrise du processus décisionnel et des circuits de validation de la CTM
* Rigueur
* Sens de l'organisation, des priorités,
* Réactivité
* Esprit de synthèse et d'analyse
* Méthode
* Discrétion
* Disponibilité
* Sens des relations humaines
* Sens de l'écoute
* Capacité d'adaptation
* Connaissance des règles de fonctionnement des collectivités territoriales
* Connaissance des instances et processus de décision de la Collectivité
* Actualisation de la documentation professionnelle et réglementaire
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