Agent d'Accueil et Administratif Institut de Formation d'Aides-Soignantes de Decize H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif CDI / Mutation / détachement à pouvoir rapidement Rémunération selon expérience
Temps non complet (50%) possibilité de compléter avec un autre emploi à 50% à l'Institut de Formation Aide-Soignant de NEVERS

MISSIONS GENERALES :
Le titulaire du poste a une double mission d'accueil et de secrétariat :
- Recevoir, renseigner et orienter le public vers les personnes ou le service recherché,
- Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et/ou orienter les appels en fonction de leur nature,
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'institut,
- Suivre et gérer les processus administratifs en lien avec les missions,
- Gérer administrativement la formation aide-soignante (gestion des activités financières, gestion des stages, gestion des dossiers des apprenants, gestion administrative des activités liées à l'enseignement, gestion des activités liées aux épreuves de sélection et à la diplomation),
- Assurer le secrétariat des instances et des réunions
- Réaliser les activités administratives confiées par la direction ou le coordonnateur pédagogique

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Organiser des réunions (visites, événements,)
- Accueillir le public (apprenants, candidats, intervenants),
- Informer les personnes dans le domaine de la formation (épreuves de sélection, financement, suivi de la formation)
- Remettre des dossiers, reproduire et diffuser des documents en respectant la confidentialité, réaliser la mise sous enveloppe et l'envoi de courriers,
- Réceptionner, traiter et suivre les appels téléphoniques, les courriers et les messages électroniques (apprenants, instances,),
- Gérer le secrétariat des instances et des réunions : convocation, préparation, accueil, prise de notes, rédaction des comptes rendus, des décisions,
- Gérer les différentes activités dans le respect de la confidentialité : mouvements en formation, accidents du travail et présence des étudiants/élèves, mises en stage, épreuves de sélection IFSI/IFAS, certification des apprenants, dossiers financiers et scolaires, paiement des intervenants et indemnités / frais de déplacement des étudiants, suivi du financement des formations, facturation,
- Réaliser des tableaux de bords et des rapports d'activités,
- Assurer une veille réglementaire
- Assurer le classement et l'archivage des documents,
- Etablir / actualiser, organiser et mettre en uvre de processus, procédures, protocoles, modes opératoires dans son domaine.

SAVOIRS :

- Connaissance du référentiel de formation, d'activités et de compétences du métier ainsi que du référentiel de certification ; des textes régissant la profession ; des modalités de financement des formations ; des procédures de mise en stage et de conventionnement
- Connaissance du fonctionnement et de l'organisation des instituts et de l'établissement support, du système de santé, du processus d'universitarisation des formations paramédicales
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Power Point)
- Connaissance des techniques de secrétariat, de gestion administrative, de classement, d'archivage
- Connaissance du logiciel dédié à la gestion de la formation infirmière et aide-soignante, de la recherche documentaire approfondie et des TICE
- Maîtrise de ses domaines d'intervention

SAVOIR-FAIRE :
Accueillir, orienter et renseigner les différents publics
Assurer un accueil téléphonique de qualité (présentation, ton, prise de messages et d'informations précises et identifiables)
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Evaluer la pertinence et la véracité des données / informations
Reformuler une demande, en résumer les points-clés, synthétiser les informations
Identifier, analyser, prioriser et organiser les activités
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous
Rédiger et mettre en forme des notes, des documents et des rapports
Maîtriser les outils bureautiques et les nouvelles technologies de l'information et de la communication
Gérer les lieux d'accueil (affichage)
Travailler en équipe
Savoir rendre compte à la hiérarchie et aux coordonnateurs pédagogiques de promotion
Rechercher, comprendre et utiliser les textes réglementaires
Savoir utiliser les techniques de communication
Prendre des initiatives dans le respect de ses compétences

SAVOIR-ETRE :
Discrétion, confidentialité,
Courtoisie et respect,
Gestion de son stress et de ses émotions,
Gestion de l'agressivité,
Sens de la relation à autrui,
Loyauté,
Sens de l'écoute et adaptation de la réponse,
Rigueur,
Bienveillance face aux apprenants,
Dynamisme et intérêt pour le travail
Positivisme,
Adaptation à la charge de travail et réactivité,
Gestion des imprévus.

Diplôme(S) :
Être titulaire d'un diplôme de niveau 4 (type Bac ou BP) ou justifier d'une expérience significative dans le domaine

MODALITES ET CONTRAINTES DU POSTE :
Poste à 50% sur 2,5 jours soit 18h45 / semaine, 25 CA
Possibilité d'un poste d'assistant(e) de formation à 50 % sur le site de NEVERS
Les congés annuels sont calqués sur les vacances des élèves, et selon le nombre de jours de l'agent : 2 semaines à Noël, 1 semaine aux vacances de printemps et l'été, entre le 15 juillet et le 25 août.
Horaires : entre 8h et 18h00 à adapter selon les besoins (épreuves de sélection, portes ouvertes)
Repos fixes les samedis, dimanches et jours fériés, sauf cas exceptionnel dans l'année.