1 Assistante de Direction Directions des Achats et Approvisionnements de la Logistique du Biomédical et de l'Hôtellerie Mission Temporaire H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Hôpitaux Publics de l'Artois
Situés à mi-distance entre les CHU de Lille et d'Amiens, les Hôpitaux Publics de l'Artois ont vocation à proposer aux 700 000 habitants du territoire des prises en charge d'excellence avec la meilleure sécurité des soins, au plus proche de chez eux.
Les Hôpitaux Publics de l'Artois présentent la spécificité d'avoir une équipe de direction commune, un directeur commun aux quatre établissements et des pôles cliniques inter-hospitaliers. Ils se basent sur un projet médical partagé, complété par des démarches territoriales : un projet de soins, une politique achat, un système d'information hospitalière convergent, un projet immobilier... Environ 5 800 personnes travaillent au sein des Hôpitaux Publics de l'Artois, dont près de 600 médecins. Les établissements disposent de 2 225 lits dont 1 073 de MCO (Médecine, Chirurgie et Obstétrique). Plus de 120 000 patients s'y présentent au niveau des urgences chaque année. Près de 3 500 enfants y naissent. Plus de 400 000 consultations y ont lieu ainsi que 131 000 hospitalisations dont près de la moitié en ambulatoire. Les Hôpitaux Publics de l'Artois ont un budget cumulé de 437 millions d'Euros.
Les Hôpitaux Publics de l'Artois sont au nombre de 4 : Le Centre Hospitalier de Béthune Beuvry, le Centre Hospitalier d'Hénin-Beaumont, le Centre Hospitalier de La Bassée, le Centre Hospitalier de Lens.
Le Centre Hospitalier de Lens est l'établissement support des Hôpitaux Publics de l'Artois. C'est l'hôpital le plus important du Pas-de-Calais en termes d'activité. Il propose, à quelques exceptions près, l'ensemble des spécialités médicales, chirurgicales et obstétricales.
Il s'appuie sur un plateau technique conséquent et complet (imagerie, labo, blocs opératoires, consultations...), une maternité de niveau 3, et certaines activités généralement limitées aux CHU. Il dispose d'un service d'urgences à très forte activité et reconnu comme centre de recours sur le territoire dans plusieurs domaines.
LE POSTE :
Sous la responsabilité du Directeur de la Logistique, du Biomédical et de l'Hôtellerie (DLBH) et du Directeur des Achats et des Approvisionnements (DAA), le ou la secrétaire de direction assure les missions suivantes :
- Organiser le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
- Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, etc.)
Elle assure également la continuité d'activité en cas d'absence du ou de la secrétaire de direction de la DRH.
Activités principales :
- Accueil des interlocuteurs internes et externes,
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
- Prise de notes, frappe et mise en forme de documents,
- Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda des Directeurs,
- Organisation de réunions, événements, commissions spécialisées, pour les Directeur et pour le ou la responsable du service biomédical
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, compte-rendus, décisions, arrêtés (enregistrement, tri, diffusion, classement et archivage),
- Préparation et suivi de dossiers,
- Impression et reproduction des documents,
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax),
- Gestion des plannings des Cadres, ainsi que de l'équipe biomédicale, sur Agirh planning,
- Gestion des demandes d'ordres de mission des personnels de l'établissement,
- Réalisation de tâches diverses (gestion de fiches d'événements indésirables, tenue et mise à jour de divers documents ou tableaux de bord, etc.).
Au titre de la direction des achats
- Groupement de Coopération Sanitaire Pharma HDF (secrétariat : organisation CODIR et Assemblée Générale),
- Gestion des dossiers d'assurance,
En cas d'absence de la deuxième secrétaire du secrétariat mutualisé DRH/DLBH/DAA :
- Assurer la circulation des parapheurs de la Direction RH
- Répondre aux appels téléphoniques de la Direction RH
PROFIL RECHERCHÉ :
Prérequis :
Maîtrise des outils bureautiques et techniques de secrétariat
Techniques d'accueil physique et téléphonique
Bonne maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire et vocabulaire)
Capacités synthétiques et rédactionnelles
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Horaires : Travail en 7h30