Adjoint Administratif 100% Rhumatologie - Sud H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

Ce profil de poste décrit les missions, activités, relations professionnelles et les compétences et/ou capacités requises ou à développer d'une assistante médico-administrative affectée dans le service de Rhumatologie.
Exigence institutionnelle : Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.
MUTUALISATION avec polyvalence sur tous les postes.
- Accueil physique et téléphonique des patients (SVI)
Gestion des RDV : Vérification et/ou mise à jour des données administratives du patient (adresse et tél) ainsi que des médecins correspondants
Validation du rendez-vous
Cotation des actes (ASAP)
Impression des plannings des consultations pour les médecins, et pour l'accueil
Répartition des salles de consultation en fonction des médecins consultants (tableau)
Prise de messages pour médecins et paramédicaux
Orientation des patients
Inscription compte MyChuga
Gestion des demandes et prises de RDV en ligne.
- Secrétariat de Bureau 1
Accueil téléphonique n°2 : Accueil Physique et téléphonique du public (SVI).
Gestion des messages et demandes de l'équipe médicale, en rapport avec les patients
Gestion des messages extérieurs, provenant des patients, médecins de ville (monSisra et Outlook)
Gestion de la liste des courriers sans dictée dans Easily (courrier de l'interne à envoyer à un senior pour validation)
Programmation d'examens/gestes interventionnels (demandes intra-CHUGA) sur le logiciel Easily Bloc
- Secrétariat de Bureau 2 (seulement l'après-midi)
Numérisation de tous les documents (Scanhul)
Gestion de la boîte d'envoi Easily : envoi des courriers de consultation / hospitalisation (en vérifiant que PMSI soit OK)
Programmation d'examens/gestes interventionnels (demandes extra- CHUGA) sur le logiciel Easily Bloc
- Secrétariat de Programmation
Programmation des bilans d'HDJ et filières (point hebdomadaire avec IDE de coordination)
Programmation des hospitalisations complètes (point hebdomadaire avec cadre de santé)
Programmation des RDV de consultation des patients hospitalisés
Suivi du PMSI HDJ et HC
Gestion du mouvement des patients en HC et HDJ
Gestion de la liste des courriers sans dictée dans Easily (Relectures, mise en page + vérif venue et date du jour + ajout destinataires des CR des patients sortis la veille (ou plus si WE) + envoi à valider au senior)
Accueil Physique et téléphonique du public
Gestion des messages et demandes de l'équipe médicale, en rapport avec les patients hospitalisés
Gestion des messages extérieurs, provenant des patients, médecins de ville, en rapport avec les patients hospitalisés (monSisra et Outlook)
- Secrétariat de Frappe
Frappe des courriers de consultation et d'hospitalisation (HC + HDJ)
- Télétravail
Frappe des courriers de consultation et d'hospitalisation (HC + HDJ) du Service voire du Pôle en période de baisse d'activité.
NB : Les activités spécifiques liées au poste sont susceptibles de modifications, selon l'évolution des pratiques et des activités du service.
Le temps de télétravail correspond à un jour fixe/semaine, à la seule condition que l'effectif des agents soit complet (Cf Charte).
RELATIONS PROFESSIONNELLES SPÉCIFIQUES
Relations hiérarchiques :
La secrétaire médicale référente
Le cadre administratif de pôle
Relations fonctionnelles :
Le chef de service
Les équipes médicales et paramédicales du service de Rhumatologie
Le cadre de santé des unités d'hospitalisation du service de Rhumatologie
Divers services et administrations intra et extra-CHUGA

Profil recherché :

Respect de la confidentialité, discrétion, obligation de réserve
Ecoute et disponibilité, sens de l'accueil
Organisation et rigueur
Maîtrise de l'expression française écrite et orale
Autonomie et esprit d'initiative
Esprit d'équipe (solidarité, collaboration)
Connaissances des outils de bureautique : EASILY, CRISTAL LINK (PTHA, DIAGSCD), Outlook, Word, Excel
Capacité à prioriser en fonction de l'activité (savoir s'adapter à une charge de travail fluctuante)
Qualité relationnelle.
CONDITIONS DE TRAVAIL DANS LE POSTE
Temps de travail : 100%
Horaires : 8h00 15h50 / 08h30 16h20 / 09h00 16h50
Travail dimanches et jours fériés : non
Contraintes particulières :
- MUTUALISATION (polyvalence sur tous les postes)
- Répartition des absences (CA, RTT, FE) conformément à la réglementation, aux nécessités de service.
- Port de la blouse (ou tenue hospitalière) obligatoire.