Assistant - Assistante Chef de Projet H/F

Ea les Papillons de Jour

L'Assistant(e) Cheffe de Projet Communication a pour mission principale d'apporter un soutien opérationnel et administratif aux Cheffes de Projet Communication afin d'assurer la bonne exécution des projets clients et internes. Il/elle intervient à toutes les étapes du suivi de projet, en garantissant une organisation efficace, la traçabilité des actions menées et une communication fluide au sein du pôle communication.

. Missions et Responsabilités
.1. Gestion et Suivi des Projets
- Assister les Cheffes de Projet dans la coordination et le suivi des projets clients et internes.
- Mettre à jour et assurer le suivi rigoureux de la note de communication, un document de suivi des projets, garantissant un alignement entre tous les pôles.
- Renseigner et suivre les informations dans Salesforce, en assurant la cohérence avec les autres outils internes.
- Participer activement à la mise en place des plannings éditoriaux et des plans de communication liés aux différents projets.
- Assurer une veille active sur les tendances en communication et les bonnes pratiques du secteur.
- 2. Community Management et Gestion des Réseaux Sociaux
- Contribuer à la gestion et à l'animation des réseaux sociaux de l'entreprise et/ou des clients.
- Assister dans la rédaction et la programmation des publications en lien avec les plannings éditoriaux.
- Assurer le suivi et l'analyse des performances des publications, en proposant des axes d'amélioration.

- Participer à la coordination entre les pôles créatif et digital pour garantir la cohérence des contenus diffusés
3.3. Organisation et Administration
- Participer aux réunions des Cheffes de Projet, en suivant un ordre du jour précis et structuré.
- Aider à la préparation de la réunion mensuelle des Pôles.
- Assurer la rédaction et la diffusion des comptes rendus de réunion et en suivre l'exécution des décisions prises.
- Assister dans la gestion des rendez-vous clients et internes, en garantissant une organisation fluide et optimisée.
- Rédiger les debrief de rendez-vous en accord avec les cheffes projet
- Veiller à la mise à jour et à l'archivage des documents liés aux projets (devis, contrats, briefs, validations clients.).
Outils de gestion
Salesforce : Assurer la saisie, la mise à jour et la gestion des informations relatives aux clients et aux projets.
- Note de communication : Document de référence qui doit être mis à jour de manière exhaustive et transmise à la direction.
- Tableaux de suivi ADV/COMM/COMPTA : Veiller à leur mise à jour et assurer la transmission des informations financières nécessaires.
- Outils bureautiques (Excel, Word, Drive, etc.) : Assurer une bonne structuration et archivage des documents.
- Outils de community management : pour la gestion des publications et l'analyse des performances.
- Outil de gestion des formations : Suivi des formations proposées par l'entreprise, gestion des inscriptions et coordination avec les formateurs et participants.
6. Proactivité et Amélioration des Process
- Être force de proposition pour optimiser les outils de gestion et les méthodes de travail.
- Garantir une cohérence des données entre les différents outils utilisés (Salesforce, note de communication, outils bureautiques).
- Participer activement aux réunions de suivi de projet et identifier les axes d'amélioration.