Assistant de Direction du Maire et du Directeur Général des Services - Commune de Boé H/F Fonction publique Territoriale
Boé - 47 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Apporter une aide permanente au Maire ainsi qu'au Directeur Général des Services en termes d'organisation, de gestion, de classement et de suivi des dossiers.
Poste à temps complet sous l'autorité fonctionnelle du Directeur Général des Services.
* Gérer l'agenda du Maire et du Directeur Général des Services,
* Organiser, examiner et prioriser le courrier, suivi des dossiers, notes, parapheurs pour relecture,
* Accueil téléphonique et physique du secrétariat,
* Rédiger des correspondances,
* Préparer les rendez-vous du Maire et du DGS : constitution des fonds de dossier des réunions,
* Suivi des projets et activités de la direction générale,
* Classement et archivage numérique des dossiers,
* Gérer et préparer les cérémonies + enveloppe budgétaire (vins d'honneur, gerbes, cadeaux...)
* Préparer les conseils municipaux (convocations, séances, compte-rendu, et contrôle de légalité),
* Gérer l'enveloppe budgétaire «communication» (insertions, goodies...),
Le profil recherché
COMPÉTENCES RELATIONNELLES ET MANAGÉRIALES :
* Être en mesure d'organiser et de planifier les rendez-vous selon les priorités et les urgences,
* Être en mesure d'établir une relation de confiance avec l'élu et le directeur,
* Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité,
* Savoir contribuer à un travail d'équipe régulier et cohérent.
COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES :
* Savoir appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre,
* Être en capacité d'intégrer les priorités de l'élu ou de la direction générale dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
* Savoir gérer les aléas et en alerter sa hiérarchie,
* Capacité à relancer ses partenaires pour récolter les informations souhaitées,
* Savoir constituer des dossiers.
COMPÉTENCES TECHNIQUES :
* Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
* Savoir utiliser les outils bureautiques, outils de suivi et respect de la charte graphique,
* Savoir rédiger des courriers simples, des courriels et des comptes-rendus de manière autonome.
- Boé - 47
- Fonctionnaire
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