Assistant d'Accueil et Secrétariat H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Détail du poste

Mission :Sous l'autorité du/de la directeur-trice hébergement du Clous, l'assistant(e) d'accueil et secrétariat accueille le public et participe à l'administration et à la gestion de la structure.

Activités principales :

Accueil

Accueille et renseigne le public (contact, information, orientation, bourses, etc.),
Collecte et trie le courrier,
Assure le standard.

Gestion locative

Sous la responsabilité du régisseur, encaisse les loyers et travaille en liaison avec les différents services du CROUS et la CAF,
Assure les états des lieux d'entrée et de sortie,
Veille à l'occupation optimum de la résidence,
Prépare, établit et transmet les devis, effectue un suivi des devis,
Prépare et suit l'accueil des groupes,
Prépare la campagne logement, assure la gestion et le suivi des affectations dans la centrale logement,
Vérifie, suit et valide les dossiers dans eBail (relances, demandes de pièces manquantes, etc.),
Traite les listes DSE et suit les affectations,
Traite les réservations et envoie les dossiers pour les conventions, saisit les réservations dans H3.
Liaison équipes entretien - ménage / veilleur

Edite les fiches d'interventions techniques (maintenance et nettoyage) dans Ma Résidence,
Assure le suivi du service fait des interventions techniques en lien avec le coordinateur technique,
Prépare la pochette veilleurs.

Activité associée :

Assure le tutorat des étudiants recrutés en renfort de l'équipe hébergement en période estivale.

Profil

Qualités requises :

Maîtrise des NTIC, Internet, utilisation courriel
Maîtrise traitement de texte et tableur
Maîtrise de l'expression écrite et orale
Connaissance de l'organisation intérieure de l'unité d'affectation et de son environnement
Connaissance du milieu étudiant
Connaissance souhaitée de l'anglais
Connaissance des techniques d'accueil et de communication
Gestion du stress et de l'urgence
Savoir écouter et accueillir
Savoir travailler en équipe
Savoir rendre compte

Conditions particulières d'exercice :

Poste à temps plein ;
Astreinte administrative toutes les 14 semaines ;
Nécessité d'assurer la fermeture de l'accueil au moins 2 fois par semaine (à 17h30) ;
Prise de poste au 15/09/2025
Rémunération brut mensuelle entre 1845€ et 1989€ selon profil