Assistant de Gestion Administrative - Lorrain H/F Fonction publique Territoriale
Le Lorrain - 972 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
L'agent recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité.
Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
Activités techniques :
Accueil physique et téléphonique des usagers, orientation vers les services compétents ;
Conseil aux familles endeuillées, information sur la législation funéraire et le règlement du cimetière ;
Rédaction et mise en forme de courriers, notes et documents administratifs ;
Suivi de dossiers administratifs (concessions, enfeu, columbarium, inhumations, etc.) ;
Mise à jour des registres et des bases de données liées au service funéraire ;
Organisation logistique des réunions et gestion des agendas de l'équipe ;
Interface avec les services État civil, Police municipale et élus en charge des affaires funéraires ;
Réalisation occasionnelle d'états des lieux dans le cadre de baux commerciaux.
Classement, archivage, mise à disposition et diffusion des documents.
Le profil recherché
SAVOIR-FAIRE :
Réceptionner, filtrer, traiter et diffuser les informations en interne et à l'externe ;
Accueillir le public avec écoute, pédagogie et professionnalisme ;
Rédiger des courriers, comptes rendus et notes administratives avec clarté et précision ;
Utiliser les logiciels bureautiques et outils métiers (dont logiciel de gestion de cimetière) ;
Gérer les dossiers administratifs en respectant les échéances et les procédures ;
Travailler en transversalité avec d'autres services dans un esprit de coordination.
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS :
Techniques de secrétariat, bureautique et gestion documentaire ;
Procédures administratives propres aux collectivités territoriales ;
Législation funéraire, fonctionnement des cimetières communaux ;
Méthodes de classement, d'archivage et de suivi de dossiers ;
Acteurs institutionnels et partenaires du territoire (services municipaux, prestataires funéraires, familles) ;
Cadre de proximité : connaissance du territoire et sens du service aux administrés ;
Outils de planification, tableaux de suivi, indicateurs d'activités.
SAVOIRS GÉNÉRAUX :
Fonctionnement d'une collectivité de petite taille et des services municipaux ;
Maîtrise des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook) ;
Techniques de communication interpersonnelle et d'écoute active ;
Règles de discrétion professionnelle et confidentialité des données ;
Capacités rédactionnelles et orthographiques solides ;
Gestion du stress et des situations délicates (relation avec les familles en deuil notamment).
- Le Lorrain - 972
- Fonctionnaire
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