Assistant·e de Gestion Administrative - Lorrain H/F Fonction publique Territoriale
Le Lorrain - 972 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
L'agent :
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité.
- Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
- Assiste le responsable dans l'organisation du travail du service.
- Assure l'interface entre les usagers, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
- Contribue, par la qualité de son accueil, à l'image de proximité et de confiance portée par la collectivité auprès des administrés.
Activités techniques :
Accueil physique et téléphonique des usagers, orientation vers les services compétents ;
Conseil aux familles endeuillées, information sur la législation funéraire et le règlement du cimetière ;
Rédaction et mise en forme de courriers, notes et documents administratifs ;
Suivi de dossiers administratifs (concessions, enfeu, columbarium, inhumations, etc.) ;
Mise à jour des registres et des bases de données liées au service funéraire ;
Organisation logistique des réunions et gestion des agendas de l'équipe ;
Interface avec les services État civil, Police municipale et élus en charge des affaires funéraires ;
Réalisation occasionnelle d'états des lieux dans le cadre de baux commerciaux.
Classement, archivage, mise à disposition et diffusion des documents.
Le profil recherché
SAVOIR-FAIRE :
Réceptionner, filtrer, traiter et diffuser les informations en interne et à l'externe ;
Accueillir le public avec écoute, pédagogie et professionnalisme ;
Rédiger des courriers, comptes rendus et notes administratives avec clarté et précision ;
Utiliser les logiciels bureautiques et outils métiers (dont logiciel de gestion de cimetière) ;
Gérer les dossiers administratifs en respectant les échéances et les procédures ;
Travailler en transversalité avec d'autres services dans un esprit de coordination.
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS :
Techniques de secrétariat, bureautique et gestion documentaire ;
Procédures administratives propres aux collectivités territoriales ;
Législation funéraire, fonctionnement des cimetières communaux ;
Méthodes de classement, d'archivage et de suivi de dossiers ;
Acteurs institutionnels et partenaires du territoire (services municipaux, prestataires funéraires, familles) ;
Cadre de proximité : connaissance du territoire et sens du service aux administrés ;
Outils de planification, tableaux de suivi, indicateurs d'activités.
SAVOIRS GÉNÉRAUX :
Fonctionnement d'une collectivité de petite taille et des services municipaux ;
Maîtrise des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook) ;
Techniques de communication interpersonnelle et d'écoute active ;
Règles de discrétion professionnelle et confidentialité des données ;
Capacités rédactionnelles et orthographiques solides ;
Gestion du stress et des situations délicates (relation avec les familles en deuil notamment).
- Le Lorrain - 972
- Fonctionnaire
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