Secrétaire Médico-Social - Autres de Collectivite Territoriale de Guyane H/F

Fonction publique Territoriale

Secrétaire médico-social(e)
Unités ASE Ouest et Département Accompagnement Social et Médico-social Ouest

1. Accueil physique et téléphonique
* Accueillir les usagers : information et orientation, primo renseignements.
* Gérer le standard : réception des appels, prise de messages, prises de rendez-vous.
* Gestion des agendas de rendez-vous, des plannings des permanences...

2. Réception, traitement et diffusion de l'information
* Réceptionner, enregistrer le courrier départ/arrivé, le transmettre au personnel, envoyer le courrier, diffuser l'information en général
* Traiter l'information auprès des publics
* Faire le préenregistrement dans le dossier informatisé des usagers.
* Solliciter les informations liées à la situation des usagers et en lien avec leur demande / besoin et tenir à jour ces informations sur le dossier (papier et/ou informatisé).

3. Secrétariat de l'unité
* Effectuer des travaux de bureautique : frappe et mise en forme de documents administratifs (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports...).
* Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des activités.
* Etablir les statistiques périodiques des activités en lien avec les professionnels des unités.
* Trier, classer, numériser et archiver les dossiers administratifs.
* Exécuter et suivre les procédures et les décisions administratives.
* Tenir le planning des réunions.

4. Interface entre l'équipe et les interlocuteurs extérieurs
* Gérer les appels et les demandes en fonction de leur priorité et de leur importance.
* Prendre les rendez-vous pour les travailleurs sociaux et suivre les agendas.