Assistant - Assistante Administration des Ventes H/F Elphyc
Saint-Seurin-de-Cadourne - 33 CDD- 28 000 - 32 000 € / an
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
Lynx RH Bordeaux, cabinet de recrutement spécialisé dans les fonctions supports, finances et commerciales, recherche pour l'un de ses clients un(e) Assistant(e) Administration des Ventes spécialisé(e) en viticulture.
FONCTION GÉNÉRALE :
Le/La Assistant(e) Administration des Ventes garantit le bon déroulement des processus opérationnels liés aux ventes, à la gestion des stocks et à la relation client. Il/Elle assure la gestion complète des commandes, le suivi des stocks, la coordination des opérations douanières, ainsi que la gestion administrative et commerciale intégrale en lien avec la direction.
Motif du recrutement : Remplacement - Possible reconduction à la fin du CDD.
ACTIVITÉS :
- Gérer l'ensemble des commandes clients : saisie des bons de commande, bons d'expédition, factures.
- Suivre les stocks et assurer le bon retour des préparations de commandes, y compris pour les commandes spécifiques et douanières.
- Organisez, commandez, rangez et envoyez les échantillons en garantissant leur parfaite traçabilité.
- Organiser et suivre les transports fournisseurs et clients ainsi que les déclarations douanières.
- Répondez rapidement et efficacement aux appels d'offres, participez à la préparation des offres commerciales en garantissant leur conformité.
- Vérifier et valider la bonne exécution des opérations promotionnelles confirmées par les clients.
- Assurer une communication fluide et réactive dans la gestion opérationnelle des commandes clients.
- Mettre à jour et enrichir les fiches-produits, clients et fournisseurs, dans le cadre de la dématérialisation.
- Préparer, gérer et mettre à jour les tarifs annuels ainsi que les données commerciales dans le système de gestion.
- Préparer les documents nécessaires à la TVA (attestations d'exonération, documents douaniers).
- Suivre les règlements clients et assurer la facturation mensuelle des produits et services.
- Actualiser et faire vivre les tableaux de bord commerciaux de l'entreprise.
- Organiser les réunions, déplacements et appuyer la direction dans les tâches administratives quotidiennes (mobilier, accueil téléphonique).
- Participer à la préparation logistique et administrative des salons, concours et événements commerciaux.
- Accueillir la clientèle sur site et gérer les ventes en boutique ainsi que sur le site de vente en ligne.
PROFIL RECHERCHÉ
- Expérience minimum de 3 ans dans le secteur de la viticulture, idéalement en administration des ventes.
- Maîtrise de l'anglais (lu, écrit, parlé).
- Expérience sur le logiciel ISAVIGNE - OBLIGATOIRE.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
PRÉ-REQUIS
SAVOIR-ÊTRE :
- Rigueur, autonomie et sens de l'organisation.
- Esprit d'équipe et bonnes capacités de communication.
- Sens du service client et réactivité.
- Capacité à anticiper les besoins et à gérer les priorités.
- Confidentialité et discrétion dans la gestion des informations.
SAVOIR-FAIRE :
- Maîtrise des processus administratifs liés aux ventes, stocks et douanes.
- Gestion complète des commandes et des opérations commerciales.
- Compétences en gestion documentaire et dématérialisation.
- Réactivité dans le suivi client et les appels d'offres.
- Utilisation professionnelle des outils bureautiques et logiciels spécifiques au secteur viticole.
Le profil recherché
Experience : 3 An(s)
Compétences : Assurer un accueil téléphonique, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Etablir un devis, Vérifier les conditions de réalisation d'une commande, ISAVIGNE
Langues : Anglais exigé
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Bienvenue chez Elphyc
Lynx RH Bordeaux Tertiaire agence d'emploi spécialisée en intérim, CDI et CDD basée à proximité de la cité du vin.
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