Assistante Medico Administrative Urgences Cerebro Vasculaires Pitie Salpetriere H/F AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunérationVariable selon le profil et l'expérienceService d'affectationUrgences Cérébro-VasculairesPrésentation du service
Le service des Urgences Cérébro-Vasculaires se compose de 2 unités d'hospitalisations et d'une consultation externe.

L'unité de soins intensifs « Urgences AVC » (comprend 10 lits), accepte 24h/24 et 7j/7 les personnes suspectes d'Accident Vasculaire Cérébral aigu potentiels candidats à une thrombolyse ou à une thrombectomie endovasculaire après transport direct par le SAMU (15) ou les Pompiers (18), les personnes suspectes d'AIT ou Accident Ischémique Transitoire survenu au cours des dernières 24 heures.

L'unité neuro-vasculaire « Jean Marie Guillaume » (comprend 16 lits) recherche la cause de l'AVC pour mettre en place les mesures de prévention qui peuvent diminuer de 80 à 90% les risques de nouvel accident. Cette unité gère aussi pendant les premiers jours le handicap et ses conséquences et organise le devenir du patient et le suivi au long terme.

Une équipe de doppleristes (5) et une cardiologue participent au bilan étiologique via les écho-dopplers des troncs supra-aortiques et les écho-cardiographies.

Une consultation externe constituée de 14 neuro-vasculaires.

Le service a une consultation d'urgence 24h/24 pour les patients qui viennent de faire une suspicion d'AIT (
Vos missions
Missions principales :

Assurer le secrétariat de la Cheffe de service Pr ALAMOWITCH et d'un praticien hospitalier

Assurer le secrétariat de l'Hospitalisation USI Babinski + ultrasons Babinski en complémentarité avec le binôme

Missions permanentes :
- Accueil téléphonique, prise de RDV de consultation (2 praticiens), gestion et modification des plannings de consultation à la demande des médecins, répondre, filtrer, orienter les appels et les demandes internes et externes.
- Gestion des courriers, des mails. Réception et dispatching du courrier du service
- Préparation des consultations du Pr ALAMOWITCH : appel des patients avant la consultation pour rappel et vérification de la réalisation des examens prévus
- Gestion de l'agenda du Pr ALAMOWITCH : réunions, congrès, absences...
- Assurer la mise en page et la correction orthographique des comptes rendus via ORBIS et VocalSoft : CR Consultation et CRH de l'USI puis envoi aux différents correspondants
- Assurer la mise en page et la correction orthographique des examens ultrasons (ETT)puis importation dans Orbis
- Garantir de la bonne tenue du dossier médical en respectant les règles d'identito-vigilance. Numérisation des examens (examens réalisés en cours d'hospitalisation ou remis par les patients à leur arrivée) et des documents extérieurs.
- Import des CD sur le PACS / Demande de holter Cardiophy
- Gestion des avis / 1ère fois via l'outil institutionnel LORAH.
- Gestion des plannings mensuels (prévisionnels et définitifs) des médecins séniors et des internes (astreintes, gardes, congés, demande de mobilité au bureau du personnel médical en cas de garde effectuée par des médecins extérieurs au service...). Saisie via CHRONOS (relais Lidwine)
- Référente des demandes de dossiers médicaux via le service des Relations aux Usagers. Réalisation et transmission des copies du dossier médical aux demandeurs, après l'avis du chef de service
- Référente de la mise à jour des entêtes de courrier dans ORBIS
- Gestion DIU de pathologies neuro-vasculaires
Profil recherché
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, de documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

CONNAISSANCES ASSOCIEES

Techniques de secrétariat médical
Connaissance de la prise en charge des patients dans un service
Communication / relations interpersonnelles
Maîtrise des outils informatiques (bureautique, logiciels institutionnels, etc.)
Droit de la santé dans son domaine d'activité
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Réglementation des archives
Vocabulaire médical

QUALITES REQUISES

Capacités d'adaptation et d'écoute
Aptitude à travailler en équipe
Sens de l'organisation, efficacité, esprit d'initiative
Rigueur, conscience professionnelle et discrétion
Assiduité, ponctualité
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail09h00 - 16h30 // 30 minutes de pause déjeuner règlementaire. 25 congés annuels, 14 RTTTélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP- Propositions de formations (accompagnement à l'intégration et développement des compétences) - Possibilités d'évolution au sein du DMU Neurosciences vers d'autres spécialités médicales - Possibilités de rapprochement géographique grâce à l'implantation multi-sites du DMU Neurosciences (la Pitié Salpêtrière, Saint Antoine, Tenon, Rothschild et Charles Foix) - Assister à la journée du DMU, une fois par an - Assister au séminaire des AMA du DMU, une fois par an - Assister aux réunions de service / réunions de pilier réservées aux AMA du DMU - Possibilité de participer à la prime d'engagement collectif AVANTAGES SOCIAUX - Remboursement à 75 % du tarif des transports en commun ou forfait mobilité - Possibilité de parking - Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux - Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas...) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...) - Chèques emploi-service CESU AP-HP
Description de l'hôpitalSitué à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes : affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité. Référence de l'offre2025-16898