Adjoint Administratif RH Gestion du Temps de Travail et Secretariat H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Définition du métier :
- 40% RH
Assurer le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions règlementaires
- 40% gestion du temps de travail
- 5% polyvalence accueil et standard
- 5% secrétariat de direction Particularités du poste
Poste à repos fixes
Horaires réguliers avec amplitude en fonction des obligations de service
Respect impératif des délais

Liens hiérarchiques :
La directrice
L'attachée d'administration
Principaux liens fonctionnels (liens horizontaux)
- Services logistiques
- Service de soins
- Pharmacie
- Services administratifs
- Syndicat

ACTIVITES PRINCIPALES RESULTAT CONCRET ATTENDU
Accueil

Courriers

Gestion du personnel

Gestion de la paie

Gestion de l'absentéisme

Retraites

CGOS

Régisseur d'avances

Gestion du temps de travail : référente de l'outil OCTIME

Instance

Grèves

Secrétariat
- Gérer les appels téléphoniques, l'accueil et l'orientation du public
- Répondre à des demandes de renseignements provenant de l'extérieur et en interne
- Diffuser des informations sur demande
- Réception des livraisons
- Vérification des colis et appel des destinataires
- Informer la cuisine du nbre de repas du personnel et stagiaires du jour
- Gérer le paiement des repas invités et transmission d'information au personnel du service Accueil

- Réception et tri du courrier (résidents et établissement)
- Préparation et vérification du courrier pour l'expédition
- Dossier de recrutement avec déclaration aux différents organismes (URSSAF, casier judiciaire)
- Suivi des contrats de travail des remplaçants et de leur renouvellement
- Suivi de carrière des agents titulaires et stagiaires (avancement, titularisation, mise en stage)
- Classement des courriers, décisions, contrats et arrêts de travail
- Etat mensuel de présence ASP pour remboursement de salaire fait par internet
- Attestation France TRAVAIL pour les fins de contrats saisie sur internet avec certificat de travail
- Suivi et renouvellement des différentes positions (temps partiel, disponibilité)
- Contrôle et attribution du Supplément Familial de Traitement
- Constitution de dossiers pour demande de médailles du travail
- Visite médicale : convocation lors d'un recrutement, après retour maladie, maternité ou accident du travail, suivi périodique
- Suivi des Comptes Epargne Temps
- Demande de contre-visite et expertise médicale
- Renseignements des agents sur leurs situations et droits
- « Assistante sociale du personnel » : renseignements et attestations divers : CAF, Impôts, France TRAVAIL, titres de séjour, CPAM
- Pointage, contrôle et saisie des éléments variables de la paie (rappels, primes, indemnités, repas, heures supplémentaires) en lien avec OCTIME
- Récupération, saisie et suivi des décomptes des indemnités journalières
- Création des nouveaux agents (primes et indemnités)
- Suivi du changement de situation de chaque agent (échelon, grade, titularisation, mutation, disponibilité)
- Récupération du taux Prélèvement à la Source
- Calcul du solde d'heures pour les agents partis
- Création de paie simulée
- Gestions des astreintes du personnel infirmier et du personnel technique
- Suivi des modifications des temps de travail
- Envoi trimestriel FEH pour remboursement agents à temps partiel
- Saisie des éléments et calcul de la prime de service (acompte et solde)
- Déclaration annuelle des cotisations aux divers organismes
- Déclarations mensuelles CGOS (liste de présence, prestations maladie, mandats)
- Déclaration mensuelle DSN
- Mandatement de la paie, échanges avec la TRESORERIE
- Mise sous pli et distribution des bulletins de paies et autres documents
- Saisie des arrêts maladie, accident du travail, maternité sur informatique et éditions d'arrêtés.
- Déclaration des arrêts maladies, AT et maternité aux assurances pour le personnel titulaire
- Déclaration des AT à la CPAM pour les agents contractuels avec attestation de salaire pour paiement d'indemnités journalières
- Constitution et transmission de dossiers pour avis au comité médical pour les arrêts maladies de + 6 mois ou demande de longue maladie ou de longue durée
- Suivi et renouvellement des dossiers transmis au Comité Médical
Constitution et transmission de dossiers AT pour avis au Comité Médical en vue d'une reconnaissance d'imputation de service.
- Suivi des dossiers et informations des agents
- Affiliation des nouveaux agents
- Dossier de validation de services de non titulaires (après titularisation)
- Constitution et envois des dossiers de retraite auprès de la CNRACL
- Constitution des dossiers de pré liquidations
- Constitution et envoi des dossiers pour prestations maladie demi-traitement au CGOS
- Constitution et envoi des dossiers pour retraite complémentaire
- Informations des agents sur le site et les prestations versées par le CGOS
- Suppléance
- Remboursement sur justificatif de divers achats
- Mandatement des dépenses pour reconstitution de la régie 150
- Assurer le suivi et la mise à jour de l'outil de gestion
- Créer des profils utilisateurs
- Paramétrer les données en accord avec la direction
- Contrôler la concordance des informations entre le logiciel RH et le logiciel OCTIME (contrat, temps partiel, absences justifiées ou pas, congés, ASA, téléphone)
- Suivre les balances horaires
- Aider à la définition du paramétrage de l'outil
- Assurer la formation des nouveaux utilisateurs
- Rédiger, diffuser et expliquer les procédures de l'outil
- Assurer la hotline pendant les heures de présence du poste
- Saisir les plannings et les modifications des services logistiques et administratifs en collaboration avec l'AAH
- Saisir les astreintes des IDE et du service Technique
- Saisir, d'après les feuilles adéquates, les heures supplémentaires et récupérées
- Saisir les heures supplémentaires à payer à la demande des cadres (en lien avec la gestion de la paie)
- Extraire et exploiter les données préparatoires à la paie (astreintes, primes et indemnités)
- Assurer la diffusion d'informations sur l'EHPAD ou messages importants via l'application MyOctime
- Assister aux réunions CSE et rédiger le brouillon du procès-verbal
- Lister les agents du planning nécessaires au service minimum
- Rédiger les assignations en accord avec la Direction, s'assurer de la remise en mains propres des assignations
- Transmettre l'information du nombre d'heures de grèves à la Direction
- Compléter les enquêtes, en l'absence de l'AAH
- Echange avec les représentants du Personnel
- Rédiger, diffuser, afficher les notes de service et d'information
- Réserver les repas, salles de réunion et véhicule
- Commander les repas en cas de formation
- Rédiger et diffuser des ordres de mission
- Rédiger et diffuser le planning de gardes administratives
- Extraire les données nécessaires et renseigner les enquêtes obligatoires
- Fiches d'entretien annuel : création, diffusion et suivi
- Mise à jour des fiches de traçabilité Ménage
- Distribution de fournitures de bureau à la demande
- Classement et archivage
- Distribution et retour des clés des chambres et divers salles et bureaux de l'établissement

COMPETENCES
Savoir et Savoir-faire Savoir-être

- Maitriser les outils informatiques OCTIME et BERGER LEVRAULT
- Connaitre le fonctionnement des établissements médico sociaux
- Connaitre les règles de de gestion du temps de travail de l'EHPAD
- Avoir la compétence des RH-
- Rigoureux et organisé
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Gestion des priorités
- Autonomie
- Capacité à s'interroger et à alerter sur un problème ponctuel et récurrent
- Gestion de l'informationreçue et transmission
- Discrétion, esprit d'équipe
- Aptitude à la relation humaine, à la gestion des accueils téléphoniques et physiques des usagers
- Faire preuve de diplomatie
- Faire preuve de pédagogie

Conditions d'exercice
- Respecter la réglementation de la fonction publique hospitalière