Agent d'Accueil Polyvalent H/F

Fonction publique de l'État

Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Le secrétariat général commun départemental de la Vienne (SGCD) assure pour l'ensemble des directions de préfecture et de directions départementales interministérielles (DDI) les fonctions support inhérentes à la gestion des ressources humaines, à la gouvernance budgétaire, à la performance, à l'immobilier et aux moyens généraux, aux fonctions d'accueil ainsi qu'aux systèmes d'information et de communication.
Les missions du Pôle Accueils Qualité consistent à assurer le lien entre les usagers et l'administration ; à accueillir et orienter les usagers des services de la Préfecture et des Directions départementales du département de la Vienne (accueil physique, téléphonique, courrier, courriel, accompagnement aux démarches en ligne). Le pôle est également en charge de la conduite de la démarche qualité (labellisation, bonnes pratiques) et de la communication interne (gestion du site intranet et édition de divers supports de communication à destination des agents).
Vos activités principales :
Site Préfecture :
En lien avec l'accueil général :
- Renseigner les usagers sur les démarches dématérialisées (démarches France Titres et ANEF) par téléphone
ou à l'accueil du bâtiment Haussmann ;
- Assurer la prise de rendez-vous ;
- Assurer l'accompagnement des usagers au point numérique (PAN).
En lien avec le standard :
- Accueillir et orienter les usagers vers les services compétents dans le respect des procédures établies ;
- Assurer le lien entre les usagers et les services ;
- Renseigner les usagers sur les informations de premier niveau.
En lien avec le courrier :
- Réceptionner et classer le courrier entrant ;
- Préparer le courrier réservé (courriers sensibles, circulaires...) ;
- Réceptionner les actes des collectivités locales et les livraisons ;
- Préparer le courrier et les colis à expédier ;
- Assurer le suivi dématérialisé des parapheurs DDI ;
- Enregistrer les recommandés ;
- Assurer le suivi du courrier réservé et des courriers SVE via l'application MAARCH ;
- Prise en charge de navettes courriers ;
- Gérer le suivi des courriels (transmission aux services concernés, réponse de premier niveau).
Site Providence :
- Accueil physique et téléphonique des usagers (DDT, DDPP et UBD-DREAL) ;
- Accueillir et orienter les usagers vers le(s) service(s) ou l'interlocuteur compétent(s) ;
- Renseigner les usagers sur les informations de premier niveau ;
- Réceptionner et trier le courrier entrant DDPP et DDT ;
- Traitement et orientation des courriels DDPP.

Composition et effectifs du service :
12 agents (2 A, 2 B et 8 C)
2 Jeunes volontaires en service civique
Liaisons hiérarchiques :
Responsable du Pôle Accueils Qualité Adjointe au responsable de Pôle Directrice et directrice adjointe du SGCD
Liaisons fonctionnelles :
Services de l'État
Directions départementales interministérielles (DDI)