Secrétaire de Cabinet - Bdc H/F

Ministères éducation jeunesse sports enseignement supérieur recherche

Le/La secrétaire est responsable de l'organisation quotidienne du travail de l'équipe et contribue au bon déroulement des activités de la structure en assurant, en brigade, les fonctions suivantes :

· Accueil physique et téléphonique de personnalités (contacts permanents avec l'Elysée et Matignon, etc.)

· Gestion des appels téléphoniques

· Assure le lien avec les autres secrétariats de la structure

· Réception et enregistrement des courriers papier et électronique ; évaluation des urgences

· Enregistrement des notes destinées au Ministre, soumises au visa du directeur du cabinet et du directeur de cabinet adjoint;

· Relecture systématique de tous les courriers et réorientation éventuelle;

· Corrections de forme (orthographe, présentation non conforme etc.) ;

· Rédaction de lettres de remerciements (livres et invitations) ;

· Gestion de l'agenda (mise à jour quotidienne) et prise de rendez-vous

· Gestion et suivi des convocations aux réunions interministérielles : enregistrement sur un tableau mis à jour quotidiennement puis orientation vers les conseillers concernés, par voie électronique ;

· Réservation des salles, envoi des convocations et mise à jour du fichier électronique;

· Classement et archivage.