Assistante - Assistant de Direction Bdc H/F Ministères éducation jeunesse sports enseignement supérieur recherche
Paris 7e - 75 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Assurer, en coordination avec les différents secrétariats de cabinet, le soutien administratif et organisationnel des membres du cabinet, et contribuer au bon déroulement de leurs activités.
Activités prinicpales :
· Accueillir physiquement et téléphoniquement les personnalités, en lien régulier avec les services de la Présidence de la République, de Matignon etc.
· Gérer les appels téléphoniques et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents.
· Assurer l'interface avec les autres secrétariats de la structure.
· Réceptionner, enregistrer et traiter les courriers (papier et électroniques), en évaluant leur niveau d'urgence.
· Suivre les notes soumises au visa du directeur et du directeur adjoint de cabinet avant transmission à la ministre.
· Relire et vérifier l'ensemble des courriers émis, corriger les erreurs de forme (orthographe, syntaxe, présentation) et réorienter les documents si nécessaire.
· Rédiger certaines correspondances types (notamment lettres de remerciements à la suite d'envois de livres ou d'invitations).
· Gérer quotidiennement les agendas et prendre des rendez-vous.
· Organiser les réunions : envoi des convocations, réservation des salles, mise à jour du fichier de suivi électronique, transmission aux conseillers concernés.
· Participer au classement, à l'archivage et à la traçabilité des documents.
Le profil recherché
SAVOIRS
Connaissance de l'administartin centrale et de l'environnement ministériel
Maîtrise des techniques de secrétariat bureautique et des outils bureautiques courant
Classement et archivage
SAVOIR FAIRE
Rédiger, corriger et mettre en forme des documents avec rigueur
Gérer les priorités et respecter les délais
Organiser efficacement les activités (agendas réunions, suivi des documents)
SAVOIR-ETRE
Discrétion, loyauté et sens de la confidentialité
Afficher la suite
Rigueur, sens de l'initiative et de l'organisation
Réactivité, disponibilité et adaptabilité
Aptitude au travail en équipe et en brigade, excellent relationnel
- Paris 7e - 75
- Fonctionnaire
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