Assistant de Direction - Dsi Ofii H/F Ministère de l’Intérieur
Paris 15e - 75 Fonctionnaire- Télétravail partiel
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
OFII
L'assistant(e) de direction est chargé(e) du secrétariat de la direction du système d'information, et assure la liaison avec les autres directions de l'établissement ainsi que les partenaires extérieurs.
Il/elle assure également le suivi budgétaire de la direction.
Secrétariat :
Rédiger, saisir et présenter des documents, courriers, notes, compte rendus, rapports, et assurer leur archivage
Photocopier, classer et archiver les documents du directeur et de son adjoint
Assurer le suivi des courriers et notes en cours de préparation/signature
Prendre des notes lors des réunions de service et formaliser les comptes rendus
Préparer les dossiers pour les réunions
Organisation et gestion :
Gérer les appels pour le directeur, prendre les messages et fournir un premier niveau d'information
Gérer l'agenda du directeur, ses déplacements et l'accueil de ses interlocuteurs
Organiser ses rendez-vous et réunions, filtrer ses appels téléphoniques et assurer l'accueil des visiteurs du service
Organiser les déplacements des personnels du service
Organiser l'arrivée des nouveaux agents et les accueillir
Réaliser le suivi des effectifs, mettre à jour l'organigramme et l'annuaire
Assurer le suivi RH des dossiers du personnel de la direction (gestion des congés, état de télétravail, arrêt maladie)
Effectuer les commandes de titres restaurant et de cartes cadeaux
Recenser les besoins en fournitures ou services
Réceptionner la marchandise ou s'assurer de la bonne réalisation de la prestation
Saisir les FEB, suivre les devis, les services Faits, suivre les paiements et toutes autres tâches budgétaire
Assurer l'interface avec la DAF
Le profil recherché
Savoir-faire
Respecter les délais et les engagements
- Capacités rédactionnelles
- Saisir et mettre en forme des documents
- Enregistrer et classer des documents
- Gérer un agenda
- Filtrer les informations
- Fournir un accueil de qualité (téléphonique)
Savoir-être
Respect de la confidentialité
- Discrétion
- Disponibilité
- Aisance relationnelle et bonne présentation
- Esprit d'initiative et réactivité
- Sens de l'organisation
- Rigueur
Connaissance
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de L'OFII
Infos complémentaires
à déterminer
- Paris 15e - 75
- Fonctionnaire
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