Adjoint Administratif en Charge des Achats à la Prison de Villepinte H/F

Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Groupe IFSE : 2

Vous accomplissez les tâches suivantes :
- Rechercher les produits ou prestations qui correspondent au besoin, avec le respect des règles relatives au marché public, et ayant le souci d'un bon rapport qualité-prix
- Contacter les fournisseurs
- Ouvrir un dossier administratif pour conserver les documents retraçant l'achat
- Editer le bon de commande et le faire signer par le responsable
- Transmettre le bon de commande signé à la direction régionale avec le logiciel «Chorus-formulaires»
- Suivre le dossier informatiquement et répondre aux «fiches com'» de la direction régionale
- A réception du bon de commande validé, confirmer la commande auprès du fournisseur
- Relancer le fournisseur en cas de retard et inviter le service demandeur à patienter
- Organiser la livraison (date et heure à convenir avec le transporteur, prévenir la porte d'entrée...)
- Faire remonter tout problème persistant à votre responsable
- A réception, contrôler le bon état de la livraison et récupérer le bon de livraison
- Manutention et rangement des articles livrés, au besoin avec un collègue
- Stocker la marchandise et prévenir le service qui avait demandé la commande pour la récupération
- Saisir le «service fait» et contacter le fournisseur pour qu'il dépose sa facture sur le site «Chorus-pro»
- Répondre aux fournisseurs qui n'ont pas réussi à déposer leur facture par voie dématérialisée
- Garder une trace informatique de l'achat et archiver le dossier administratif

Vous accomplissez également des tâches connexes :
- Surveillance des stocks et alerter pour ne pas tomber en pénurie (papiers...)
- Saisie des demandes de billets de train (formations...) sur le logiciel Chorus-DT
- Organisation du stockage dans plusieurs lieux de l'établissement
- Rangement des réserves
- Aller chercher des colis et des recommandés à la Poste (avec une voiture de service)
- Distribution des uniformes à réception (1 fois 15 jours dans l'année)
- Assistance à la préparation des réceptions et buffets (1 à 2 fois dans l'année)