Assistante Administrative de la Direction des Affaires Générales et de la Présidente de la Cme . H/F Fonction publique Hospitalière

Détail du poste

Secrétariat de la direction des affaires générales :
· Prise en charge de la ligne téléphonique de la directrice des affaires générales, gestion de la boîte e-mail, orientation et suivi des demandes
· Accueil physique (filtrage de l'information et orientation des personnes après évaluation de leurs besoins)
· Gestion des agendas
· Planification et préparation des rendez-vous et des réunions, organisation des déplacements,
· Enregistrement des courriers pour signature de la directrice des affaires générales
· Préparation et mise en forme des courriers émanant de la directrice des affaires générales

Gestion des plaintes et réclamations des usagers :
· Enregistrement, suivi et traçabilité des plaintes et réclamations
· Préparation des éléments de réponse
· Préparation et mise en forme des courriers de réponse
· Participation à l'amélioration continue de la qualité de la relation avec les usagers
Secrétariat du Responsable des Usagers du Territoire :
· Appui administratif au responsable dans ses missions territoriales
· Suivi des plannings des CDU des établissements du territoire
· Organisation logistique des instances ou groupes de travail impliquant les usagers
Traitement des demandes d'accès au dossier médical :
· Accueil des demandes (patients, résidents, ayants droit)
· Vérification de la recevabilité juridique et administrative
· Transmission au service des archives
· Suivi des délais réglementaires et communication des documents autorisés
Gestion des réquisitions (police, gendarmerie, justice) :
· Réception et enregistrement des réquisitions officielles
· Coordination avec l'administrateur de garde et le président du conseil de l'ordre
· Archivage et traçabilité des documents transmis
Secrétariat du Comité d'Éthique :
· Organisation des réunions (convocations, ordres du jour, logistique)
· Rédaction des compte-rendu et diffusion des avis rendus
· Archivage des dossiers présentés et des avis rendus
Secrétariat de la Commission Médicale d'Établissement (CME) :
· Préparation des séances en lien avec la Présidente de la CME : Planification, recueil des sujets à inscrire à l'ordre du jour et préparation des réunions
· Gestion des convocations, ordres du jour, logistique des réunions
· Rédaction et diffusion des procès-verbaux
· Suivi des délibérations et mise à jour des dossiers
· Appui administratif à la présidente de la CME
Participation à la permanence du secrétariat du chef d'établissement :
· Prise en charge selon le planning établi de la ligne téléphonique du directeur, gestion de la boîte e-mail, orientation et suivi des demandes
· Accueil physique (filtrage de l'information et orientation des personnes)

· Gestion des agendas