Secrétaire - Institut de Formation Hcl H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
LE POSTE :
Sous la responsabilité du directeur et des Cadres Supérieurs de Santé et dans le cadre d'une collaboration au sein du pôle de secrétariat et de l'équipe pédagogique, la / le secrétaire participe à la gestion administrative, financière et pédagogique des instituts de formation en soins infirmiers ainsi qu'à l'accueil et à l'information des étudiants.
Missions et activités :
Participation à la gestion administrative de l'IFSI, en collaboration avec l'équipe de secrétaires
Gestion des dossiers de prise en charge financière de la formation infirmière sous la responsabilité du directeur en lien avec la responsable de la Régie
Participation à la mise en uvre du dispositif de formation : évaluation, gestion stage, certification, suivi du présentéisme des étudiants
Participation à la mise en uvre de la démarche qualité, gestion des risques au travers de la saisie et du suivi d'indicateurs
o Participation à l'organisation des instances de la gouvernance de l'IFSI en lien avec le directeur et la secrétaire de direction
o Gestion des modalités d'admission en IFSI en lien avec le directeur et le cadre supérieur
o Participation aux réunions institutionnelles à la demande de la direction
Participation au roulement des permanences téléphoniques et physiques des secrétariats d'accueil
PROFIL RECHERCHÉ :
Capacités requises
Organisation et anticipation,
Discernement,
Collaboration, sens de l'équipe,
Adaptation,
Intérêt pour la pédagogie,
Maîtrise de l'orthographique et de la syntaxe.
Qualités requises
Relationnelles,
Fiabilité,
Rigueur,
Discrétion.
Pré-requis
Maîtrise informatique Word, Excel, PowerPoint,
Maîtrise du logiciel Outlook,
Niveau de Maîtrise informatique : confirmé,
Connaissance du logiciel WIN souhaitée.
Diplôme et/ou qualifications requises
BTS Gestion Administrative.
Conditions de travail
Poste en catégorie C ou B
Temps plein,
Permanence téléphonique à assurer à tour de rôle au sein de l'équipe du secrétariat,
Repos fixes avec une variabilité ponctuelle en fonction d'événements institutionnels particuliers (concours, forums...),
Possibilité de télétravail après une période minimale d'intégration,
Congés et RTT priorisés sur les congés scolaires des étudiants et accordés selon les nécessités de service.
Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.
Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d'accéder au statut de la fonction publique.