Assistante Administrative de la Direction des Affaires Générales et de la Présidente de la Cme H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Assistante administrative de la direction des affaires générales et de la présidente de la CME(H/F)
Horaires : 8h30-12h/13h-17h04 du lundi au vendredi - poste à temps plein

Secrétariat de la direction des affaires générales :
Prise en charge de la ligne téléphonique de la directrice des affaires générales, gestion de la boîte e-mail, orientation et suivi des demandes
Planification et préparation des rendez-vous et des réunions, organisation des déplacements,
Enregistrement des courriers pour signature de la directrice des affaires générales
Préparation et mise en forme des courriers émanant de la directrice des affaires générales

Gestion des plaintes et réclamations des usagers :
Enregistrement, suivi et traçabilité des plaintes et réclamations
Préparation des éléments de réponse
Préparation et mise en forme des courriers de réponse
Participation à l'amélioration continue de la qualité de la relation avec les usagers
Secrétariat du Responsable des Usagers du Territoire :
Appui administratif au responsable dans ses missions territoriales
Suivi des plannings des CDU des établissements du territoire
Organisation logistique des instances ou groupes de travail impliquant les usagers
Traitement des demandes d'accès au dossier médical :
Accueil des demandes (patients, résidents, ayants droit)
Vérification de la recevabilité juridique et administrative
Transmission au service des archives
Suivi des délais réglementaires et communication des documents autorisés
Gestion des réquisitions (police, gendarmerie, justice) :
Réception et enregistrement des réquisitions officielles
Coordination avec l'administrateur de garde et le président du conseil de l'ordre
Archivage et traçabilité des documents transmis
Secrétariat du Comité d'Éthique :
Organisation des réunions (convocations, ordres du jour, logistique)
Rédaction des compte-rendu et diffusion des avis rendus
Archivage des dossiers présentés et des avis rendus
Secrétariat de la Commission Médicale d'Établissement (CME) :
Préparation des séances en lien avec la Présidente de la CME : Planification, recueil des sujets à inscrire à l'ordre du jour et préparation des réunions
Gestion des convocations, ordres du jour, logistique des réunions
Rédaction et diffusion des procès-verbaux
Suivi des délibérations et mise à jour des dossiers
Appui administratif à la présidente de la CME
Participation à la permanence du secrétariat du chef d'établissement :
Prise en charge selon le planning établi de la ligne téléphonique du directeur, gestion de la boîte e-mail, orientation et suivi des demandes
Accueil physique (filtrage de l'information et orientation des personnes après évaluation de leurs besoins)
Gestion des agendas
Planification et préparation des rendez-vous et des réunions, organisation des déplacements, tri de la messagerie
Enregistrement des courriers pour signature du chef d'établissement
Préparation et mise en forme des courriers émanant du chef d'établissement, des notes de service, des décisions, transmission et archivage.