Assistant de Direction H/F Ornisec

Détail du poste

Pour accompagner notre croissance, nous recherchons un(e) assistant(e) de direction rigoureux(s) et polyvalent(e), qui jouera un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien d'ORNISEC.

Tu seras l'interlocuteur(rice) central(e) pour toute la gestion administrative transversale : factures et devis, gestion des notes de frais, services généraux, abonnements et logistique interne.

Ta mission ? Accompagner la croissance de l'entreprise en structurant et en améliorant nos process internes, tout en jouant un rôle de conseil auprès des équipes pour fluidifier les opérations et soutenir notre développement.

Missions principales :

Gestion administrative & facturation
- Émission, envoi et suivi des devis et factures clients
- Dépôt des factures sur les plateformes publiques (CHORUS, etc.)
- Suivi des paiements et des relances simples
- Tenue à jour des fichiers de suivi administratif et des indicateurs associés- Remplir les documents administratifs demandés par les clients (formulaires, attestations, RIB...).
- Préparer et compléter les dossiers administratifs destinés aux partenaires et tiers (ex : BPI, collectivités).
- Gérer le courrier et les appels téléphoniques.
- Réserver les déplacements professionnels des collaborateurs et assurer le suivi logistique (factures, notes de frais, calendrier véhicule de service).
- Gérer les achats de fournitures et consommables.
- Suivre et renouveler les contrats liés aux services généraux (électricité, internet, téléphonie, Amazon Business) et assurer la conformité des contrôles obligatoires (extincteurs, électricité).
- Amélioration de nos processus

Office Management & services généraux
- Gestion des abonnements (Internet, téléphonie, électricité, etc.) et services transverses (Amazon Business, fournitures, prestataires divers)
- Suivi des contrats de prestations (renouvellement, résiliation, mise à jour)
- Organisation logistique : gestion du courrier, achats courants, gestion des clés & badges, gestion des équipements communs
- Suivi des obligations réglementaires (contrôle extincteurs, électricité...)

Gestion des notes de frais
- Réception et vérification des justificatifs
- Saisie et classement des notes de frais
- Transmission des éléments à la RH pour traitement paie

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) structuré(e), autonome et fiable, ayant déjà évolué dans un environnement exigeant.
Tu es à l'aise avec les outils bureautiques, rigoureux(se) dans la gestion documentaire et capable de tenir plusieurs sujets de front avec méthode.

Expérience & formation
- Bac +2 minimum en gestion administrative ou équivalent
- Expérience significative sur un poste similaire, idéalement dans une PME ou cabinet de conseil

Compétences attendues
- Maîtrise de la facturation et des outils bureautiques (Excel notamment)
- Bonne gestion des priorités et sens du service
- Rigueur dans le suivi administratif
- Bonne expression écrite et orale

Soft skills
- Autonomie, organisation, fiabilité
- Réactivité et agilité dans un environnement en mouvement
- Capacité à travailler en lien avec plusieurs interlocuteurs
- Prise de recul et capacité d'amélioration continue

ORNISEC est un cabinet de conseil indépendant spécialisé en cybersécurité, dont la mission est d'aider les entreprises à sécuriser leur système d'information avec une approche simple, pragmatique et orientée terrain.

Excellence, Pragmatisme, et Terrain sont nos maitres mots pour répondre à notre métier qu'est le conseil & l'audit SSI :
- Excellence : livrer un haut niveau d'expertise, certifié et reconnu
- Pragmatisme : proposer des recommandations actionnables et adaptées
- Terrain : comprendre les enjeux concrets pour chaque client, et adapter nos livrables à la réalité du quotidien

Nous sommes présents sur tout le territoire français (métropole et DOM/TOM), ainsi qu'à l'international (Allemagne, Canada, Chine, Maroc, Qatar, Nigéria).

Nous comptons à ce jour plus de 300 clients PME/ ETI dans divers secteurs d'activités : Aériens, maritime, santé, banque, assurance, énergie, secteur public, etc.

Qualifié PASSI par l'ANSSI, et 1ère société en France à être qualifiée PACS sur toutes les portées en cycle commercial, nous mettant l'accent sur l'excellence pour apporter un accompagnement de très haut niveau d'expertise à nos clients.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour occuper ce rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien d'ORNISEC.