Secrétaire Médicale H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Le Centre Hospitalier d'Erstein (CHE) recrute, sur un poste pérenne, un(e) secrétaire médical(e) pour son pôle Périnatalité, Enfance et Adolescence. Le poste est réparti à 50 % sur le CMP de Molsheim et à 50 % sur le CMP de Lingolsheim. Prise de poste prévue dès septembre 2025.

Sous la responsabilité du cadre de santé, vous aurez comme missions principales de :

Accueillir et renseigner les patients et les familles.
Planifier les rendez-vous et les activités de soins de son unité (agenda des consultations, admissions, convocation, etc.).
Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.

Vos activités principales se déclineront comme suit :

Accueil physique et téléphonique des patients et de leur famille
Gestion des appels téléphoniques : demande de RDV médicaux pour patients, demande d'hospitalisation par des médecins externes, réorientations vers les services de soins, demande de RDV des familles,.
Accueil physique et téléphonique des partenaires et professionnels de santé internes et externes
Assure la gestion des situations d'urgences et des consultations non programmées
Ouverture de session et création des dossiers patients sur Cariatides au fil de la journée en s'assurant de la complétude des dossiers et du respect des règles d'identitovigilance
Préparer les dossiers « papier » des patients
Assure la tenue à jour du dossier patient informatisé :
- Saisie des observations médicales dans Cariatides
- Intégration de documents dans Cariatides
Assure le codage dans Cariatides :
- Saisie des diagnostics des médecins et assistantes sociales
- Saisie des actes
Création et mise à jour de l'identité du patient dans PASTEL (identité, adresse, renseignement assuré social,)
Saisie des actes médicaux nécessaires pour la facturation dans le logiciel PASTEL
Assurer le suivi, la gestion des délais, la frappe et la mise en signature des certificats Médicaux des patients hospitalisés sous contrainte
Assure l'archivage des dossiers patients (vérification de la complétude des dossiers, classement, intégration des arrêtés de maintien/levé en programme de soins,)
Traitement et gestion des demandes d'accès aux dossiers médicaux
Assure la gestion des bons de transport
Gestion des agendas :
- Des médecins (non systématique)
- Des professionnels soignants et socio-éducatifs (psychologues, assistants sociaux
Réception, tri, traitement et réorientation du courrier
Rédiger et mettre en forme des comptes rendus de réunion
Frappe, mise en signature et envoi de courriers et documents administratifs (lettre de sortie, diagnostics, jugements de tutelle, observations médicales, certificats médicaux, courriers de suivis de consultation,)
Scanne, plastifie, relie, imprime et photocopie des documents pour la gestion des dossiers patients et sur demande de l'équipe pluridisciplinaire pour d'autres besoins annexes.
Recueil des données, relecture et mise en page du rapport annuel d'activité
Encadrement, évaluation et suivi des stagiaires administratifs accueillis
Assure l'alimentation hebdomadaire du tableau de suivi des délais des demandes de 1ère consultation
Assure la coordination des plannings des patients avec les sociétés de VSL (par mail ou téléphone)

Compétences demandées :
SAVOIR (connaissances)

Connaître et appliquer la réglementation en matière de soins sans consentement
Connaître et appliquer la réglementation en matière de droits des usagers du système de santé
Connaître et appliquer la réglementation relative à la gestion des archives
Maîtriser l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
Connaître et appliquer les règles françaises de grammaire, syntaxe et d'orthographe
Connaître le vocabulaire médical

SAVOIR FAIRE OPERATIONNEL (aptitudes)

Gérer des délais, les priorités et les urgences
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir, adapter et utiliser un plan de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous et de visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des courriers, des notes, documents, rapports relevant de son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers : Word ; Excell ; Cariatides ; Pastel ; ENNOV)
Autonomie dans son travail
Capacités d'adaptation concernant les méthodes de travail de chaque médecin, unités de soins, équipe, situation et personnes accueillies
Faire preuve de polyvalence et de disponibilité au sein du pôle d'affectation
Appliquer correctement le codage des actes

Contraintes :

Travail sur écran
Polyvalence nécessaire au sein du pôle et mobilité intra/extra pour assurer la continuité du service public
Interruption fréquente des tâches (appels téléphoniques, accueil des patients/familles...)
Contact avec public en difficulté (sociale, linguistique, mentale,) pouvant manifester des comportements et attitudes agressifs

Les critères de recrutement sont les suivants :

Le candidat devra obligatoirement avoir son diplôme de baccalauréat en secrétariat. Les jeunes diplômés sont acceptés.

Rémunération selon statut FPH et profil du candidat.
Les candidats répondants aux critères doivent adresser un CV et une lettre de motivation par courriel.