Gestionnaire de Scolarité H/F Universite Paris-Saclay
Orsay - 91 CDD- 1 900 - 2 100 € / mois
- 1 an
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Activités principales de l'agent-e :
1. Accueil et informations
Assurer l'accueil et l'information des usagers de l'établissement
Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
Assurer le lien avec les secrétariats pédagogiques et les enseignants-es
2. Gestion administrative du cursus de l'étudiant-e
Inscriptions :
Vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription ainsi que les données saisies par l'étudiant inscrit via le Web Réclamer les documents administratifs relatifs à l'inscription
Réaliser les inscriptions administratives sur le logiciel de gestion dédié
Éditer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte étudiant
Établir un premier niveau de diagnostic des problèmes rencontrés par l'étudiant-e pour se connecter aux applications de l'université
Renseigner les étudiants-es concernant leur inscription (couverture de Sécurité Sociale, attestation d'assurance responsabilité civile, bourse, transfert, montant des droits à acquitter, paiement fractionné, inscription en passage conditionnel, etc.)
Traiter les demandes de remboursement en lien avec les services compétents
Gérer les demandes de transfert inter-université :
Collecter les informations et en assurer la saisie pour le suivi
Gérer les relations avec les autres Universités et le Service commun de documentation en particulier
Traiter les conventions de stage selon les procédures définies :
Veiller au respect de la réglementation en vigueur
Assurer le suivi des conventions
Assurer l'information des étudiants-es ainsi que le lien avec les secrétariats pédagogiques
Respecter le circuit de signatures
Contrôler les PV de résultats aux examens et éditer les listes de contrôles pour les diplômes
Diplômes/certifications/attestations de réussite :
Assurer l'interface avec les différents acteurs (secrétariat, service central...)
Assurer l'ensemble des actes nécessaires à leur délivrance et à leur archivage
3. Participation à l'ensemble des activités de la structure
Participer à la campagne d'inscriptions administratives
Renseigner des tableaux de bord
Participer aux réunions réseau
Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service
Assurer des remplacements en cas d'absences de gestionnaires
4. Participation aux opérations collectives de la structure, notamment
Participer aux différentes cérémonies de remise de diplômes de Masters
Type du contrat : CDD 1 an
Profil
Connaissance, savoir :
Connaître l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur et de l'Université
Connaître la réglementation en matière de scolarité
Connaître les techniques générales de gestion administrative et de communication
Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles
Savoir-faire :
Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l'établissement
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
Travailler en équipe
Organiser son travail, hiérarchiser et gérer les priorités
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet...) et spécifiques au domaine
Respecter les délais
Savoir-être :
Faire preuve d'organisation, d'autonomie et d'adaptation
Savoir être rigoureux-se, discret-e, ponctuel-le
Avoir le sens du relationnel et de l'accueil
Capacité à assurer la continuité du service
Devoir de réserve impératif
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 12 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Contrôler la conformité des données, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Orsay - 91
- CDD
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