Assistant - Assistante de Direction de Pole H/F

les Pep Guyane

MISSIONS PRINCIPALES :
Assurer le soutien administratif de la direction, en préparant les documents nécessaires et en gérant les tâches courantes.
Organiser les agendas et réunions, en planifiant les rendez-vous et en coordonnant les participants.
Rédiger et mettre en forme des documents officiels tels que courriers, comptes rendus, notes de service et rapports.
Gérer les communications internes et externes, en facilitant les échanges entre la direction, les équipes et les partenaires.
Veiller à la bonne organisation des archives et dossiers administratifs pour garantir un accès rapide et structuré à l'information.

ACTIVITÉ DÉTAILLÉE :
Gestion administrative :
Rédiger et envoyer des courriers, notes de service et communications officielles.
Assurer le suivi des dossiers administratifs (dossiers du personnel, correspondances avec les institutions).
Organisation et coordination :
Gérer l'agenda de la direction et organiser les rendez-vous ou réunions.
Préparer les réunions (convocations, ordres du jour, mise en place de la salle d'accueil, prises de notes et diffusion des comptes rendus).
Accueil et communication :
Recevoir, filtrer et rediriger les appels téléphoniques ou visiteurs destinés à la direction.
Diffuser les informations importantes auprès des équipes ou partenaires externes.
Suivi des projets :
Aider à la mise en oeuvre et au suivi des projets en lien avec la direction.
Assurer le reporting régulier des actions entreprises.
Gestion documentaire :
Organiser le classement et l'archivage des documents physiques et numériques.
Gérer la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.

Liste non exhaustive.