Assistante Médico-Administrative - Pôle Santé Publique-Hcl H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Le Pôle de Santé Publique des Hospices Civils de Lyon est un pôle transversal d'activités médicales réparties sur 6 thématiques : les Territoires, les Vigilances réglementaires, les Centres régionaux, la Promotion et santé des populations, l'Information médicale, l'appui à la recherche. Ses grandes missions sont conduites en lien avec les directions fonctionnelles centrales, les directions transversales, et les Groupements Hospitaliers.
LE POSTE :
Vous souhaitez intégrer un pôle dynamique au sein d'un établissement hospitalier de référence?
Nous recrutons une Assistante administrative polyvalente, rigoureuse et autonome, pour le Service d'Evaluation Economique en Santé (SEES). Le SEES a pour missions d'évaluer l'efficience et l'impact budgétaire des stratégies innovantes, des programmes et des interventions en santé. Il a pour but d'aider à la décision clinique et à la décision publique dans le choix des stratégies innovantes et coûteuses.
Rejoignez-nous pour contribuer au bon fonctionnement et à la coordination des activités de ce pôle essentiel !
Positionnement dans l'organisation
Le secrétariat du service SEES est :
Placé sous l'autorité hiérarchique du Cadre Administratif du pôle en collaboration étroite avec le chef de service et son adjoint.
En relation fonctionnelle avec le chef de service, son adjoint, les médecins, économistes de la santé, chargés d'études et ARCs du service.
Misions principales
1. Gestion du secrétariat général
Accueil physique des personnes et gestion des appels téléphoniques.
Gestion des agendas et prises de rendez-vous.
Gestion des demandes d'ordre de mission du service.
Organisation et gestion des déplacements de l'équipe du service.
Classement et gestion de l'archivage administratif.
Organisation de réunions, conférences, événements, commissions et de la logistique associée à la demande du chef de service, des médecins et économistes de la santé.
Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, courriels, documents et rapports du service.
Aide à la gestion du personnel : mise à jour de la base de données, suivi des formations, des congés, des stagiaires, aide au recrutement.
Suivi de la permanence médicale du service et saisie sous GTMED, suivi des internes et externes du service.
Aide à la gestion quotidienne de la structure et de la logistique : locaux, MFP, équipements et besoins de fonctionnement (commandes et approvisionnement, recensement des besoins, réparations, demandes de prestations HCL et hors HCL...).
Réception, traitement et distribution du courrier du service.
2. Secrétariat Evaluation économique en Santé
Suivi des devis et de la facturation du service en lien avec le chef de service adjoint et la DRCI.
Aide à la rédaction des bilans d'activité du service.
3. Suivi qualité
Participation et suivi administratif de la démarche qualité du service.Appui à la collecte de données et facturation trimestrielle des transports d'organes.
4. Tâches spécifiques universitaires :
DES Santé Publique Coordination régionale Santé publique Journée DU gestion des risques
Programmes, contact intervenants, réservation des salles, envoi des programmes, gestion des feuilles de présence, organisation des commissions de validation et des commissions pédagogiques et logistique associée (local et régional), saisie et transmission des PV, gestion des soutenances.
Gestion des comptes universitaires
Suivi de l'agrément des postes d'internes.
PROFIL RECHERCHÉ :
Profil recherché :
Autonomie, polyvalence, capacités de prises d'initiatives et d'adaptation dans la limite de ses fonctions.
Maîtrise impérative des outils bureautiques et informatiques dédiés (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, navigation...).
Qualités rédactionnelles, Maîtrise de la formalisation écrite et de la prise de notes en réunion
Très bonne orthographe.
Qualités relationnelles, discrétion et sens de la communication adaptés aux contextes et interlocuteurs.
Respect de la hiérarchie et de la discrétion imposé aux fonctionnaires et contractuels de la fonction publique.
Esprit d'analyse, de synthèse, de méthode et de rigueur.
Esprit d'équipe et capacité d'adaptation.
Sens de l'organisation et de la priorisation des tâches.
Conditions requises
Être titulaire du concours d'AMA (Assistant Médico-Administratif) ou un diplôme équivalent de secrétariat médical ou justifier d'une expérience de 2 ans sur un poste similaire.
Expérience souhaitée dans le domaine du secrétariat ou d'assistante de direction.
Conditions de travail :
Lieu : Site Lacassagne
Quotité de temps de travail : 100%
Rythme de travail : 37h30 par semaine - 5 jours du lundi au vendredi
Amplitude horaire : 8h-17h, horaires adaptés à l'organisation du travail et à l'activité, ajustables en fonction des impératifs du service.
Poste classé à repos fixe : 28 CA + 15 RTT (sur la base d'une année pleine)
Date de recrutement souhaitée : Au plus vite
CDD de 3 mois renouvelable
Recruteurs : Valérie DUMAS Cadre Administratif de Pôle - Dr Pascal GUERRE Chef de Service Adjoint et Dr Laure HUOT