Gestionnaires de Scolarité H/F Universite de Strasbourg

Détail du poste

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

2 CDD de 12 mois (renouvelable) à pourvoir à compter du 08/09/2025

Catégorie : C Corps : Adjoint technique

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

La fiche de poste est consultable sur le site de l'Université de Strasbourg

Mission : L'agent est en charge de la gestion de scolarité

Activités principales : Gestion de formation
- Renseigner le public interne et externe
- Elaborer et mettre en place les emplois du temps selon les disponibilités des enseignants
- Suivre les annulations et les rattrapages de cours
- Réaliser la mise à jour des documents cadres à la gestion des enseignements (maquettes)
- Vérifier la correspondance des cours placés sur l'emploi du temps, le logiciel ADE et les services faits
- Gérer les déplacements et hébergements des intervenants extérieurs en lien avec le service dédié
- Assurer la diffusion de l'information auprès des étudiants et des enseignants
- Assurer quotidiennement la mise à jour de fichiers de suivi (listes promos, tableau des choix d'options, tableau des stages et mémoires, coordonnées des intervenants, listes d'émargements, bordereaux de notes, tableau des déplacements...)
- Faire la veille des pages Ernest étudiant et mettre à jour en lien avec le service communication
- Rassembler les données pour la composition de documents à destination des enseignants et des étudiants
- Contrôler l'assiduité des étudiants
- Assurer la mise en place du planning d'examens, le diffuser et envoyer les ordres de passages et convocations aux examens (affichage, mail)
- Mettre en oeuvre le contrôle des connaissances en fonction du règlement des examens
- Faire les inscriptions pédagogiques récolter les données et les saisir sous le logiciel Apogée
- Assurer l'organisation matérielle des examens (récupération des sujets, mise en page des sujets selon charte, reprographie, préparation des documents nécessaires, mise en place des salles, disponibilité des enseignants pour les examens oraux, lancement des épreuves écrites)
- Gérer les résultats sous le logiciel Apogée : collecter les notes, lancer les calculs, constituer les P.V., éditer et diffuser les attestations de réussite et relevés de notes
- Organiser les délibérations des jurys d'examens et leurs suites
- Gérer les dossiers de candidature en vue de préparer les commissions de recrutement via le logiciel de gestion des candidatures E-candidat, Etudes en France.
- Gérer les résultats et leur diffusion (liste principale, liste complémentaire)

Activités associées :
- Classer et archiver les pièces administratives selon la procédure d'archivage
- Participer aux tâches d'intérêt collectif et à certaines manifestations (Journées des Universités, Portes Ouvertes, Cérémonie des remises de diplômes, Concours)

Contacts pour renseignements sur le poste :

Olivier Monier, Responsable du Service des Etudes et de la Scolarité

a) savoir sur l'environnement professionnel :
- Connaître les règles générales de fonctionnement de l'université
- Connaître les règlements des Etudes et les maquettes des enseignements
- Maîtriser les procédures en matière de construction et de gestion des emplois du temps, des inscriptions pédagogiques, de construction et de gestion des examens, de suivi des absences en conférences de méthode
- La connaissance des questions relatives à la scolarité à l'Université est un plus.

b) savoir-faire opérationnel :
- Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, messagerie électronique),
- Une connaissance des logiciels spécifiques à la scolarité serait un plus (Apogée, E-candidat, Etudes en France)
- Savoir rédiger un mail, un courrier, une note d'information
- Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
- Connaître la réglementation de base en matière de formation
- Savoir établir des données statistiques
- Savoir archiver

c) savoir-faire comportemental :
- Etre réactif, méthodique, rigoureux
- Avoir un bon sens de l'organisation
- Faire preuve de très bonnes qualités relationnelles, savoir accueillir du public
- Savoir dialoguer
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Savoir faire preuve de bon sens
- Savoir être autonome
- Avoir le sens des priorités
- Savoir respecter la confidentialité

L'Université de Strasbourg est une université pluridisciplinaire de recherche qui comprend 56 000 étudiants et 5 800 personnels, dont 2 800 enseignants-chercheurs.

Elle propose un environnement professionnel intellectuellement stimulant, marqué par l'excellence de la recherche, un leadership régional et européen, et porté par un projet stratégique qui la définit comme internationale, ouverte, créative et inclusive.

Attentive à la qualité de vie au travail, à l'égalité femmes-hommes, et handi-bienveillante, l'Université de Strasbourg propose des opportunités professionnelles nombreuses et variées, au service de la formation des générations futures et du progrès scientifique.

Descriptif du service

Nom du service : Service des Etudes et de la Scolarité de Sciences Po Strasbourg

Nombre d'agents du service : 20

Nombre d'agents à encadrer (éventuellement) : 0

Lieu d'exercice : Sciences Po Strasbourg, Le Cardo, 7 rue de l'Ecarlate, 67082 Strasbourg Cedex