Secrétaire de Chef de Poste - Ambassade de France en Haïti - Chancellerie Politique à Port-Au-P... H/F Ministère de l'Europe et des affaires étrangères
Port - 01 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
Détail du poste
Description synthétique du poste
Vous assistez le chef de poste dans l'organisation quotidienne de son activité.
Activité principale
Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels ;
Gérer l'agenda et les déplacements du chef de poste ;
En liaison permanente avec la sécurité de l'Ambassadeur pour tous les déplacements et activités ;
Organiser des réunions ;
Organiser des réceptions en relation avec l'intendant de la résidence (envoyer les invitations, établir des menus, les plans de table...) ;
Participer à la gestion administrative des réceptions et remplir le tableau de suivi des frais de représentation ;
Mettre en forme et valoriser les supports écrits ;
Apporter l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;
Prendre et entretenir des contacts avec les autorités locales, les différentes ambassades et les organisations internationales ;
Mettre à jour la base de données dans outlook, l'annuaire de l'ambassade, les ministères, les représentations diplomatiques et organisations internationales ;
Contribuer à l'organisation de la Fête Nationale ;
Secrétariat des conseillers en binômat.
Le profil recherché
Profil statutaire du poste
Agent contractuel ou titulaire de la Fonction publique
Compétences attendues
Connaissance
- Gestion administrative et budgétaire - Maîtrise
- Gestion de l'information - Expert
- Ministère et ses réseaux - Maîtrise
- Techniques de communication - Maîtrise
- Techniques de rédaction - Expert
Savoir-faire
- Accueillir une personne, du public - Expert
- Assister - Expert
- Maîtriser les délais - Expert
- Mettre en forme un document - Expert
- Rechercher des données, des informations - Expert
- Rendre compte - Expert
- Travailler en réseau - Expert
Afficher la suiteSavoir-être
- Adaptabilité aux conditions de vie à l'étranger - Expert
- Aptitude à l'écoute - Maîtrise
- Etre autonome - Expert
- Etre rigoureux - Expert
- Faculté d'adaptation - Expert
- Faire preuve de discrétion - Expert
- Réactivité - Expert
- Sens de l'organisation - Expert
Compétence outil
- Agenda outlook - Expert
- Bureautique - Expert
- Port - 01
- Fonctionnaire
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