Secrétaire Comptable en Foyer d'Hebergement H/F Fh Anais de Nogent-Le-Rotrou
Nogent-le-Rotrou - 28 CDI- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Nous recherchons un Secrétaire comptable d'établissement (H/F) pour notre Foyer d'Hébergement (poste à pourvoir au 01/09/2025).
Dans le respect du projet associatif, du projet d'établissement ou de service et des procédures en vigueur au sein de l'établissement, vous assurez les tâches administratives et de comptabilité de l'établissement ainsi que l'accueil téléphonique et l'accueil des personnes externes et internes à l'établissement.
Vos missions seront les suivantes :
I- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
II- Assurer le lien avec les services du siège en matière de :
a) Suivi administratif et comptable :
- Transmettre des données et informations conformément aux échéanciers et procédures envigueur de l'Association ;
- Suivre les achats : contrôler les factures fournisseurs, les enregistrer, vérifier le journal des achats et le Grand Livre ;
- Contribuer le cas échéant au suivi des stocks et commander des fournitures et autres biens et prestations ;
- Préparer / établir la facturation mensuelle (chiffre d'affaires, journées, produits divers y comprisles repas des familles) et faire le suivi des encaissements ainsi que les relances ;
- Peut assurer les mouvements d'entrées/sorties de la caisse établissement et effectuer les contrôles de fonds de caisse, lorsque la procédure de l'établissement le prévoit ;
- Enregistrer et tenir les journaux de caisse et de banque, en faire le contrôle mensuel ;
- Editer et tenir les tableaux de bord et les outils de suivi de l'activité de l'établissement y compris les suivis des journées ;
- Faire le suivi des immobilisations en lien avec le directeur (fiche immo) ;
- Réceptionner et envoyer le courrier et enregistrer le courrier entrant et sortant selon les pratiques de l'établissement ;
- Assurer le suivi administratif de divers dossiers ;
b) Suivi administratifdu personnel :
- Procéder à la déclaration préalable à l'embauche ;
- Tenir les registres du personnel et suivre les visites périodiques de médecine du travail ;
- Tenir à jour le dossier administratifdu salarié ;
- Editer et suivre les CDD avec validation du Directeur d'Etablissement ;
- Collecter et transmettre les données variables de paye avec les outils de l'Association avec validation du Directeur d'Etablissement ;
- Assurer les déclarations d'accident du travail avec validation du Directeur d'Etablissement ;
- Par délégation du directeur et en collaboration avec le référent, enregistrer les données
évènementielles dans le logiciel de temps de travail (maladie, congés, accident du travail, congé pathologique, formation, enfant malade, évènement familial)
III- Réaliser des tâches administratives relatives au suivi des personnes accompagnées :
- Tenir les états de présence des personnes accompagnées et suivre leur dossier administratif, en lien avec les référents et services extérieurs ;
- En l'absence de poste d'assistante sociale, suivre le dépôt et le renouvellement des dossiers d'admission aide sociale, MDPH, CAF, CD... en lien avec le directeur, les tuteurs et les familles ;
- Recueillir l'état des ressources des personnes accueillies pour la facturation et les reversements ;
- Mettre en forme des documents éducatifs pour veiller au respect de la charte graphique ANAIS (variable selon l'établissement) ;
IV- De façon générale :
- Participer à la vie institutionnelle de l'établissement et contribuer au lien entre les différents services ;
- En lien avecle directeur, s'assurer, en cas d'absence programmée, de la continuité des tâches dévolues à la secrétaire d'établissement ;
- Venir en appui du directeur sur la collecte de données et la formalisation de certains documents (rapport d'activité, projet d'établissement, ANAP...) ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et comptables ;
- Peut être amené(e) à assurer la prise de note et la rédaction de compte rendu.
Profil recherché :
- Formation Secrétariat et Comptabilité de niveau III
Horaires : 09h-17h (Lundi auu Vendredi)
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté - Expérience souhaitée
Compétences : Classer des documents, Utiliser les outils numériques, Préparer les éléments constitutifs de la paie, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Etablir des déclarations fiscales et sociales, Assurer la gestion des courriers entrants et sortants, Réaliser la gestion administrative du personnel, Vérifier les factures et les paiements, Contrôler la conformité des documents financiers, Réaliser des opérations comptables, Garantir la confidentialité des informations, Maîtrise des outils informatiques,Confidentialité, Sens des initiatives,Communication, Capacités rédactionnelles
Permis : B - Véhicule léger exigé
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
- Nogent-le-Rotrou - 28
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